人事ノウハウ

労働人口の不足により、正社員から副業社員に至るまで、企業間での人材獲得競争が激化しています。

このため、人材の採用プロセスにおける各フェーズでの適切な対応がカギとなります。

そこで今回は、「採用計画」「採用スタート」「選考」「内定フォロー」の4つのフェーズに分け、それぞれのコツを詳しく解説いたします。

採用を成功させるコツ：採用計画編

自社の採用を成功に導くには、綿密な採用計画の立案が重要です。以下に挙げる5つのコツを踏まえ、採用計画を立てましょう。

求める人物像を明確に定義する

自社にマッチした人材を採用するには、補充が必要な部署やポジションに対して「どのようなスキルや経験を持つ人物を求めているか」を明確に定義しておく必要があります。

保有する能力はもちろん、望ましいパーソナリティや志向性も含めて、ターゲットとする人物の具体的なペルソナを設定しておきましょう。

採用目標とKPIを設定する

求める人物像を明確にしたら、採用活動における最終目標（KGI＝Key Goal Indicator）を達成するためのKPI（Key Performance Indicator／重要業績評価指標）を設定しましょう。

自社が採用活動を行ううえで「採用人数」を重視するか、「人材の質」を重視するかで判断軸は異なります。そのうえで、「いつまでに」「何人」必要かを設定していきます。

KPIを設定することで、採用活動の進捗や成果を具体的な数値で評価できるため、客観的な分析が可能になります。

競合分析を行い、自社の強みを活かした採用戦略を立てる

競合関係にある企業の採用動向を分析することも有効な方法です。競合分析を行うことで、採用市場における自社の立ち位置を把握できます。

人材紹介企業といった競合他社の採用動向を良く知る立場の人へのヒアリングや、同業他社の求人広告、口コミサイトなどを活用して分析を進めることをおすすめします。

そのうえで、自社にしかない魅力や強みを盛り込んだ採用戦略を立てていきましょう。

採用予算とリソースを適切に確保する

採用予算は、人件費などの内部コストと、求人広告掲載料などの外部コストに分けられます。また、1名を採用するためにかかる採用単価も予算に含める必要があります。

さらに、選考プロセスごとに必要なリソースも採用予算に応じて確保しておくことが肝心です。

経営層や現場との連携を強化し、採用方針を統一する

経営層が求める人物像と現場の意見に乖離があると、ミスマッチな採用が起こりやすくなります。採用活動を行う際は、人事部はもちろん、経営層と現場との連携が不可欠です。

現場で活躍する社員へのヒアリングを実施し、経営層の採用方針とすり合わせを行い、統一していきましょう。

採用を成功させるコツ：採用スタート編

採用スタート後は、以下の5つのコツを実践していきましょう。

採用スケジュールを明確化し、社内周知を徹底する

採用スケジュールは、業界や業種、企業規模はもちろん、新卒か中途採用かによっても異なります。ただし、新卒採用の場合、原則として経団連に加盟する企業は、新卒採用スケジュール（※）に従わなければなりません。

経団連非加盟企業や中小企業は、通達されたスケジュールに従う必要がなく、加盟企業より早い時期に選考をスタートできるメリットがあります。

このため、混乱がないよう採用スケジュールを明確に定め、社内に周知徹底していきましょう。

※出典：厚生労働省HP 大学等卒業・修了予定者の就職・採用活動時期について

採用ブランディングを強化し、企業の魅力を発信する

応募者の志望度を上げるには、事業戦略と連動した人材採用が重要です。事業戦略やビジョンと自社の魅力や強み、課題を掛け合わせて必要な人材を洗い出すことが求められます。

採用ブランディングの強化により、様々な採用チャネルで明文化されたコンセプトや情報を発信することで、応募者の共感を呼ぶとともに、良質な体験にもつながるはずです。

適切な求人票を作成し、ターゲットに響く内容にする

自社が求める人材を採用するには、ターゲットに合った採用手法の選択はもちろん、正しい情報かつ、「この会社に入りたい！」と応募者に思わせる求人票を作成する必要があります。

単なる募集要項の羅列ではなく、自社の魅力やメッセージも交えた内容で、応募者の志望度を向上させましょう。

応募者の母集団形成を意識し、多様なチャネルを活用する

採用を成功させるには、母集団の質と量の確保が重要です。適切な母集団形成は、求める人物像や人数などを設定し、計画的に採用活動を行うことで、ミスマッチや採用人数不足が起こりづらくなります。

また、母集団にマッチした採用チャネルを活用することで、さらに相乗効果が得られるでしょう。

社内の採用担当者や面接官向けの研修を実施する

採用担当者や面接官によって評価基準などに関する認識の違いがあると、採用者の質にばらつきが出ることになります。

このため、採用に関わる人材が共通認識を持てるよう、研修を実施しておきましょう。

採用を成功させるコツ：採用手法編

自社のニーズにマッチした人材を採用するには、効果的な採用手法の選択と運用が重要なポイントといえるでしょう。

以下では、様々な採用手法を用いるうえで、成功につながる5つのポイントを紹介します。

ターゲット層に合った採用チャネルを選定する

自社が求める人材を採用するには、ターゲット層にマッチした採用チャネルの選定がカギとなるでしょう。

採用チャネルは、大きく分けて以下の8種類があります。ただし、ターゲット層によって向き・不向きもあるため、複数の採用チャネルを併用することをおすすめします。

様々な手法を多角的に実施する

採用手法には、それぞれ特徴があります。新卒採用か中途採用かによっても適した採用手法は異なります。このため、ターゲットに合わせて、採用手法は多角的に実施するとよいでしょう。

たとえば、新卒採用なら合同説明会やインターン採用、学校連携などが有効です。一方、中途採用なら、ダイレクトリクルーティングやヘッドハンティング、リファラル採用などが適しています。

SNSや企業HPを活用し、継続的に採用情報を発信する

若年層をターゲットにしているなら、SNSや企業HPの活用は非常に有効といえるでしょう。

特に20代は、様々な情報収集源をSNSやインターネット経由としているため、企業の魅力を発信する場としてはまさにうってつけです。

既存社員のインタビューや、社内風景などを動画にして発信することで、応募者がよりリアルなイメージを抱けるようになります。

過去の採用データを分析し、効果的な手法を見極める

これまで自社が実施した採用データを適切に分析することで、採用活動における現状把握や課題発見はもちろん、将来の予測まで行うことが可能です。

分析対象は、応募者の属性情報や選考プロセスのフェーズでの通過率、採用コストなどが挙げられます。採用データを複合的に分析することで、より効果的な採用手法を見極められるでしょう。

採用管理システムを導入し、プロセスの効率化を図る

採用活動を行ううえで発生する様々な業務と情報を管理できる採用管理システム（ATS＝Applicant Tracking System）を導入すれば、採用プロセスの効率が格段に向上します。

応募者の受付から内定に関する業務までをカバーできるため、採用担当者はより重要なコア業務に専念することが可能です。

採用を成功させるコツ：選考編

選考プロセスでは、以下に挙げる5つのコツを実践することで、スムーズに進められます。

面接官のトレーニングを行い、評価基準を統一する

採用候補者を選定する面接官によって評価基準が異なると、主観的な判断が生じやすく、採用者の質に影響を及ぼしかねません。

採用には公平性と一貫性が重要です。面接官が複数いる場合は、評価基準の統一化に向けたトレーニングを実施しましょう。

また、質問項目の統一や評価ポイントの明確化など、面接プロセスを標準化することも必要です。

応募者とのコミュニケーションを密にし、志望度を高める

応募者は、常に自身が志望した企業に採用されるか否かについて不安を抱えています。企業側からのコミュニケーションの頻度が少ないと、不安を助長し、モチベーション低下の原因にもなるでしょう。

このため、各選考プロセスの前後などに適宜応募者へ連絡することが重要です。応募者に安心感を与えるだけでなく、企業に対する信頼度も高まります。

スピーディーな選考を心がけ、他社との競争に勝つ

書類選考や面接など、各選考プロセスをスピーディーに進めることで、応募者が他社へ流出する可能性を回避できます。

また、選考が迅速に実施され、結果が早く伝えられることで、応募者の企業に対する信頼感も高まるでしょう。

面接や選考プロセスに企業の魅力を組み込む

面接をはじめとする選考プロセスは、応募者のスキルや適性を見極める場というだけではありません。それと同時に「この会社ではたらいてみたい！」と応募者に思わせる機会でもあります。

このため、「業界におけるポジション」「会社のネームバリューや実績」「企業文化」「仕事内容」といった自社ならではの魅力を洗い出し、応募者にアピールすることが重要です。

応募者に適切なフィードバックを提供し、関係性を築く

採用は応募者を選考した時点で完了するわけではありません。たとえば、面接後のフィードバックとして、良かった点や改善すべき点を応募者に伝えることは、採用の可否にかかわらず重要です。

採用に至らなかった場合でも、将来的に応募者が自社の大切な取引先になる可能性もあります。

また、内定通知の際には、速やかな連絡を心がけるとともに、「どのような点を評価して内定に至ったのか」「入社後に期待すること」などをフィードバックして、関係性を深めていきましょう。

採用を成功させるコツ：内定フォロー編

内定フォローの質によって、内定辞退を防ぐだけでなく、早期離職を未然に防ぐことも可能です。以下では、内定フォローにおいて実践すべき4つのコツを紹介します。

内定者との定期的なコミュニケーションを継続する

内定者には、なるべく早いタイミングで通知を送るようにしましょう。自社の熱意が伝わるだけでなく、内定者の不安解消にもつながります。

また、フォロー面談を実施して内定者の声に耳を傾け、入社前までに疑問点をクリアにしてもらうことが肝心です。

メールやLINE、電話、対面などの方法を用いて、内定者とのコミュニケーションを継続することで、安心して入社に臨んでもらえるでしょう。

内定者向けのイベントや懇親会を実施し、帰属意識を高める

内定者との良好な関係を構築するには、同期社員同士はもちろん、既存社員との懇親会やイベントなど、交流の場を設けることが重要です。

入社前までに適宜開催することで、内定者の不安が解消されるだけでなく、モチベーションの維持や自社に対する帰属意識が高められるでしょう。

メンター制度を活用し、先輩社員との接点を増やす

内定者一人ひとりに先輩社員がつき、相談に乗ったり、業務上のフォローを行ったりするメンター制度の活用も有効です。

上司とは異なり、先輩社員であれば比較的気軽に相談しやすく、業務内容や社風などに対する入社後のギャップも少なくなります。

何より、メンター制度を活用することで、内定者に「新人の自分を気にかけてもらえる」という安心感を、与えられるでしょう。

内定者の不安を解消するための相談窓口を設ける

メンター制度と同様に、相談窓口の設置も内定者の不安や悩みを解消する手段として非常に有効です。

通常、窓口の相談員は人事担当者が担いますが、内定者向けの窓口であれば、内定者と同じ大学出身のOB・OGに任せるのもおすすめです。

OB・OGであれば、人事担当者には話しにくい内容も相談しやすく、相談員側も現場の目線でアドバイスしやすいというメリットがあります。

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今回は、自社の採用活動を成功させるために、すぐ実践できる様々なコツや情報をお届けしました。

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