【例文・テンプレート付き】内定者フォローメールの書き方
採用したい人材に内定を出しても、そのままスムーズに入社してくれるとは限りません。内定辞退を防ぐためには、内定者フォローメールを通じて継続的なコミュニケーションを取ることが重要です。
この記事では、そもそも内定者フォローメールとは何かを踏まえたうえで、その役割や送る際の注意点を解説します。内定者フォローメールの例文・テンプレートも掲載していますので、ぜひ参考にしてください。
なお、採用業務には副業人材を活用する選択肢もあります。詳しくは記事の最後をご覧ください。
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内定者フォローメールとは
内定者フォローメールとは、採用選考を経て内定を出した候補者に対して、企業との信頼関係を築くことを目的として、入社までの期間に送るコミュニケーションメールのことです。
内定から入社までの期間は、候補者が他社の内定を検討したり、現職での引き止めにあったりと、さまざまな影響を受ける可能性があります。
この期間に内定者の不安を解消し、入社への期待感を高め、内定辞退を防ぐ目的で企業が行う取り組みが「内定者フォロー」です。
内定者フォローメールの役割
ここからは、内定者フォローメールの主な役割を3つ解説します。
内定者の不安を払拭する
内定者は、新しい環境への期待と同時に、不安も抱えています。内定を受けた後も「本当にこの会社で大丈夫だろうか」「自分はうまくやっていけるだろうか」といったさまざまな疑問や不安を感じています。
内定者フォローメールでは、内定者からの質問や相談に対して丁寧に回答するとともに、内定者懇親会の案内や、先輩社員とのコミュニケーション機会の提供など、リアルな交流の場を設けると良いでしょう。
内定者との関係を構築する
フォローメールは、内定者との信頼関係を構築する役割も担います。内定から入社までの期間は、企業と内定者との関係性を深める貴重な期間です。
入社までの期間に実施するイベントや、入社後の研修スケジュール、会社の近況や業界の動向などを共有することで、内定者に「自分もこの会社の一員になるんだ」という意識を持ってもらいやすくなります。
自社理解を促進する
内定者フォローメールを通じて、自社への理解を深めてもらうことも可能です。選考プロセスでは伝えきれなかった会社の詳細な情報、企業文化や価値観、社内報の記事や社内イベントレポートなどを共有することで、内定者の帰属意識を高めることができます。
内定者フォローメールを送る際の注意点
内定者フォローメールを効果的に活用するためには、いくつかの注意点があります。
感謝の気持ちを伝える
内定者フォローメールでは、まず選考を受けてくれたこと、そして内定を承諾してくれている場合にはそのことに対して、感謝の気持ちを盛り込みます。多くの企業の中から自社を選んでくれたことへの感謝の気持ちを、率直に伝えましょう。
レスポンスは迅速に行う
内定者からの問い合わせや質問には、できるだけ迅速に回答することが重要です。回答が遅れると、「この会社は社員を大切にしていないのではないか」「メールの返信に手が回らないほど業務が忙しいのではないか」といった不安や不信感を抱かせるおそれがあります。基本的には24時間以内、遅くとも48時間以内には返信するよう心がけましょう。
適切な温度感を保つ
内定者フォローメールでは、適切な温度感でコミュニケーションを取ることが重要です。一般的には、フレンドリーでありながらも、ビジネスの文脈を保った丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
新卒者には、親身で励ましの要素を含めたコミュニケーションを。ベテランの中途採用者には、より対等なビジネスパートナーとしての姿勢でやり取りするなど、内定者の年齢や経歴、職種によって温度感を適宜変えることも有効です。
頻度を多くしすぎない
内定者フォローメールの送信頻度にも注意が必要です。あまりにも頻繁にメールを送ると、内定者に負担を感じさせる可能性がある一方で、少なすぎると「本当に内定しているのだろうか」と不安を抱かせてしまうリスクがあります。
一般的に、新卒採用の場合は月1～2回程度のペースが適切とされています。ただし、入社直前期には頻度を高めるなど、入社までの期間やフェーズに応じて柔軟に調整することが望ましいでしょう。
内定者フォローメールの例文・テンプレート
最後に、内定者フォローメールの例文を新卒向けと中途採用向けに分けて紹介します。これまでお伝えしてきたとおり、内定者へのフォローメールは信頼関係を築くうえで重要な役割を果たします。
ここでは、内定者フォローに活用できるメールの例文・テンプレートをご紹介します。
新卒向け
新卒採用内定者向けの内定承諾後のメールでは、内定承諾への感謝の気持ちと入社までのスケジュールを盛り込みましょう。
以下は、新卒採用内定者向けの内定通知後のフォローメールの例文です。
| 件名 | 【○○株式会社】入社までのスケジュールのご案内 |
|---|---|
| 本文 |
○○さま いつも大変お世話になっております。 このたびは、内定承諾のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 さて、早速ではございますが、入社までのスケジュールを下記のとおりご案内いたします。 【入社までのスケジュール】 内定式の詳細および出欠確認については、○年○月○日ごろにメールでご連絡させていただく予定です。 そのほか、入社までにご不安なことやご不明な点などがございましたら、どうぞお気軽に採用担当・○○までご連絡くださいませ。 |
新卒採用者向けの入社当日の案内メールでは、服装や持ち物についての記載を忘れずに行い、入社日の約1ヶ月前を目途に送付しましょう。
以下は、入社日当日の案内メールの例文です。
| 件名 | 【○○株式会社】入社式および当日のご案内 |
|---|---|
| 本文 |
○○さま いつも大変お世話になっております。 いよいよ入社日が約1ヶ月後に迫ってまいりました。 ■日時：○年○月○日（○）9：00にご出社ください 当日は、○○ビル○階に到着されましたら、採用担当○○にお声がけください。 そのほか、ご不安なことやご不明な点などがございましたら、お気軽に採用担当・○○までご連絡くださいね。 それでは、○月○日に○○さまにお会いできるのを楽しみにしております。 |
中途向け
中途採用の内定者向けの内定通知メールでは、選考参加への感謝の気持ちと、オファー面談のご案内を盛り込みましょう。
以下は、中途採用者向けの内定通知メールの例文です。
| 件名 | 【○○株式会社】採用内定およびオファー面談のご案内 |
|---|---|
| 本文 |
○○さま いつも大変お世話になっております。 先日は最終面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。 今後の流れとしましては、まず条件のすり合わせと入社前のご不明点を解消する場として、オファー面談を実施させていただきたく存じます。 【オファー面談候補日時】 上記日時でご都合がつかない場合は、遠慮なくお知らせください。 そのほか、ご不安なことやご不明な点などがございましたら、お気軽に採用担当・○○までご連絡くださいませ。 ○○さまからのご返信をお待ちしております。 |
中途採用内定者向けの入社当日の案内メールでは、当日のスケジュールや実施内容を盛り込み、緊急連絡先も忘れずに記載しましょう。
以下は、中途採用者向けの入社日当日の案内メールの例文です。
| 件名 | 【○○株式会社】ご入社当日についてのご案内 |
|---|---|
| 本文 |
○○さま いつも大変お世話になっております。 さて、本メールでは、ご入社当日についてご案内申し上げます。 ■日時：○年○月○日（○）9：00にご出社ください 当日は、○○ビル○階に到着されましたら、採用担当○○にお声がけください。 当日は、人事部より初日のオリエンテーションおよび研修を実施いたします。研修終了後には、配属先のメンバーとの顔合わせの時間も設ける予定です。 そのほか、ご不安なことやご不明な点などがございましたら、お気軽に採用担当・○○までご連絡くださいませ。 ○月○日に○○さまにお会いできますことを、社員一同心より楽しみにしております。 |
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この記事では、そもそも内定者フォローメールとは何かを踏まえたうえで、その役割や送る際の注意点について解説しました。内定から入社までの期間において、企業と内定者との信頼関係を構築することを目的としたコミュニケーション手段として、内定者フォローメールが非常に重要であることをご理解いただけたのではないでしょうか。
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