人事ノウハウ

採用したい人材に選考過程で出会い、せっかく内定通知を出しても候補者に辞退されてしまっては、採用成功とはなりません。

この記事では、内定辞退の理由や原因、その防止策、内定辞退後の対処法について詳しく解説します。

なお、採用業務には副業人材を活用する選択肢もあります。詳しくは記事の最後をご覧ください。

内定辞退の理由や要因とは

内定通知を出した後に候補者側から辞退される「内定辞退」については、課題を感じる企業もあるでしょう。選考にかけたコストや時間が無駄になるだけでなく、人材確保の計画に支障をきたす可能性もあります。

内定辞退を防ぐためには、まず内定辞退が起こる原因や理由を理解しなければなりません。ここでは、新卒と中途それぞれで内定辞退が起こる要因を見ていきましょう。

新卒採用の場合

新卒採用における内定辞退の主な理由には、以下のようなものがあります。

第一に、自社より志望度の高い企業から内定が出た場合です。就職活動では複数の企業の選考を並行して進めるのが一般的となっています。このため、より志望度が高い企業から内定を受けられれば、既存の内定を辞退することになるでしょう。

第二に、応募当初に持っていた期待やイメージと、内定時の企業への印象にミスマッチを感じた場合です。就職活動中は、徐々に企業に対しての理解が深まるものです。このため、内定時に企業のイメージとギャップが生じると、自身の価値観や目指すキャリアとの不一致を感じて内定辞退に至ることがあります。

第三に、入社後のポジションや待遇について内定が出た時点で再考し、候補者にとってより魅力的な条件がそろう会社を選択するケースもあります。

中途採用の場合

中途採用者の内定辞退の理由でよくあるのが、条件面での不一致です。条件や待遇、入社後のポジションや期待する役割などが本人の希望と合わない場合は、内定辞退につながりやすいでしょう。選考過程や内定後のコミュニケーションでは、候補者の本心を確認し、不安を払拭（ふっしょく）することが重要です。

新卒採用同様に、転職活動においても複数社の選考を並行して進めるケースが一般的です。そのため、より好条件、あるいは魅力的なポジションのオファーを受けた場合は、既存の内定を辞退することも珍しくありません。

また、入社後の役割や期待値が不明確な場合も辞退につながりやすくなります。経験者採用では具体的な業務内容や責任範囲が重要な判断材料となるため、これらが曖昧だと辞退を選択することがあります。

内定辞退の防止策

内定辞退を防ぐためには、採用プロセス全体を通じて工夫が必要です。

ここでは、主な内定辞退の防止策を10種類紹介します。

面接後すぐにフィードバックを伝える

まず面接終了後に、できるだけ早くフィードバックを行うことが重要です。速やかな対応は企業の誠意を示すとともに、候補者との良好な関係構築につながります。

面接での印象に加えて、具体的な評価ポイントや期待することを伝えることで、候補者は自身の価値を認められていると感じ、モチベーションを維持できます。

企業の魅力を明確に伝える

自社の強みや特徴を具体的に説明することも欠かせません。事業内容や待遇面はもちろん、企業文化や将来のビジョン、社員の成長機会など、他社との差別化ポイントを明確に示し、自社の魅力をアピールすることが候補者の志望度を高めることにつながるでしょう。

オファー内容の明確化

給与や福利厚生などの条件のほか、入社後の役割やポジションを明確に提示することも重要です。とりわけ中途採用の場合は、詳細な条件提示が現職との比較検討材料となります。

オファー面談の実施

特に中途採用の場合には、内定通知後にオファー面談を実施しましょう。オファー面談とは、労働条件のすり合わせや入社後の業務、ポジションの伝達などを目的に入社予定者を対象に行う面談を指します。

オファー面談の場では、改めて候補者の期待や不安を聞き出し、それに対する企業側の考えや対応を説明することで相互理解を深めます。また入社後のイメージを具体的に描いてもらえれば、ミスマッチを防ぎ早期離職を防止することにもつながるでしょう。

内定通知のタイミングを考慮する

候補者への内定通知のタイミングは、基本的には早ければ早いほど良いといえます。新卒採用、中途採用問わず、多くの候補者が複数社での選考を同時に進めています。そのため、内定通知が遅くなると他社への入社を先に決めてしまうケースがあるでしょう。

内定通知が早ければ、企業としての入社歓迎の意志も伝わり、志望度の低下防止にもつながります。

内定後も定期的に連絡を取る

内定から入社までの期間は、候補者が不安や迷いを感じやすい時期です。定期的に連絡を取り、会社の近況や配属部署の情報を共有したり、入社後の準備について案内したりすることで、関係性を維持・強化することができます。

また入社前に内定者懇親会や経営層との交流機会、先輩社員への質問機会などのイベントを企画・運営するのも効果的です。

競合企業のオファー状況を理解する

候補者が他社の選考を受けている可能性は前述のとおりです。競合企業の選考状況や提示条件については可能な範囲で聞き出し、自社への入社意志や志望度合いを理解しておくのも重要です。必要に応じて、自社選考スケジュールやアプローチ方法を調整しましょう。

内定者に社員との交流を促す

内定者と現職社員との交流機会を設ければ、職場の雰囲気や実際の業務について理解を深めてもらうことができます。特に同じような経歴や役職を持つ社員との交流は、入社後のイメージやキャリアパスを具体化するうえで効果的です。

オファー承諾を急かさない

内定承諾を性急に求めることは、かえって候補者に不信感や圧迫感を与える可能性があります。適切な検討期間を設定し、その間も必要に応じて質問や相談に応じる姿勢を示すことで、候補者は熟考した上で決断できるでしょう。

キャリアパスを明示する

入社後のキャリアパスを具体的に示し、自社での長期的な成長イメージを描いてもらうのも良いアプローチです。研修制度や昇進基準、スキルアップの機会などキャリア開発に関する情報を提供し、候補者の将来への不安軽減が期待できます。

内定辞退後の対処法

内定辞退を受けた後の対応も、企業の評判や今後の採用活動に影響を与えます。

ここからは、内定辞退を受けてしまった後の具体的な対処法を解説します。

辞退理由の確認

まずは内定辞退の理由を確認します。ヒアリング結果は、採用プロセスや今後の内定辞退防止策の改善に活かしましょう。

ただし今後の企業へのイメージにつながるため、過度な追及は避け、候補者が本音で話しやすい雰囲気づくりを心がけることが大切です。

感謝の意を伝える

何よりもまず、自社の選考に参加してくれたことへの感謝を伝えましょう。今回は縁がなくても、将来的な再応募や候補者の周囲の人への口コミに影響するため、最後まで丁寧な対応をとることが重要です。

他の候補者の選定

一方で、内定辞退を受けた場合は、速やかにほかの候補者の選定を進める必要があります。選考過程で良好な印象を持った候補者にアプローチしたり、新たに募集を開始したりと、状況に応じて適切な対応を検討しましょう。

再アプローチの検討

辞退理由や状況によっては、将来的な再アプローチの可能性を残しておくことも検討に値します。企業側の提示条件や時期的な要因、転居場所などで辞退となった場合、数年後に状況が変化すれば再接触が可能になるかもしれません。

採用プロセスの見直し

内定辞退の発生を機に、今後に向けて採用プロセス全体を見直すことをおすすめします。選考基準、面接方法、条件提示のタイミング、内定承諾前後のフォロー施策などに改善の余地がないか検討し、必要に応じて修正を加え、採用プロセスをより魅力的なものにしましょう。

内定通知の再確認

内定通知の内容や方法についても、改めて確認と見直しを行うことが重要です。条件提示の明確さ、キャリアパスの説明、企業の魅力発信など、内定通知に含める内容を検討しましょう。

御社の採用業務を副業社員に任せてみませんか？

この記事では、内定辞退の理由や原因、その防止策、内定辞退後の対処法について詳しく解説してきました。採用活動において内定辞退の発生は避けたいものですが、適切な対策と対応を行うことで、その発生リスクを低減することができます。

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