副業ノウハウ

最終面接後を経て、採用候補者に対し、企業側から正式な採用意思を書面にて交付する内定通知書。

会社員の副業が一般化している現状を踏まえて、あらかじめ内定通知書などに副業についての条件を記載する企業も増えています。

今回は、内定通知書の内容や、採用通知書・労働条件通知書との違い、法的効力の有無や送付のタイミングなどについて、メリットデメリットを交えて詳しく解説していきます。内定通知書のテンプレート例も載せているため、ぜひ参考にしてください。

内定通知書とは

面接を通過した応募者は、企業による最終選考を経て無事採用候補者となります。その人材に対して、企業から正式な採用の意思を伝えるために交付するのが内定通知書です。

交付することで企業と採用候補者間での労働契約が成立した証拠となるため、採用候補者に安心感を与えるだけでなく、企業の期待や方針を伝える目的もあります。

ただし、内容に誤りがあると、時間とコストをかけて採用した人材に内定を辞退されてしまう可能性もあるため、慎重に対応しましょう。

内定通知書と似たような書類との違い

内定通知書と同様、企業が採用候補者へ交付する書類に「採用通知書」と「労働条件通知書」があります。

それぞれ、内定通知書とどう違うのか、特徴や法的効力について以下で解説していきます。

採用通知書との違い

採用通知書とは、企業が内定者へ正式に採用する旨の内容を記載した書類を指します。交付されるタイミングは、内定通知書の送付後に、内定者から承諾を受けた後となるのが一般的です。

採用通知書も内定通知書と同様、発行すること自体において、企業と採用候補者双方に法的効力は発生しません。

また、内定通知書と採用通知書を同じ意味で扱っても問題はありません。自社が同意義としている場合は、採用候補者へいずれか1通のみを送付しておけばよいでしょう。

労働条件通知書との違い

企業が採用した人材が入社する際に提示する、賃金や労働時間などの労働条件を記載した非常に重要な書類が労働条件通知書です。

労働条件通知書と内定通知書との最大の違いは、以下の2点といえるでしょう。

• 発行義務の有無
• 記載内容

労働条件通知書は、労働基準法第15条第1項（※1）により、発行が義務付けられています。また、就業場所や業務内容、賃金、労働時間といった具体的な労働条件を必ず記載しなければなりません。

※出典1：厚生労働省HP「採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました。具体的には何を明示すればよいのでしょうか。」

内定通知書の記載内容

内定通知書には、以下に挙げる記載事項が必要です。詳細な労働条件については、別途労働条件通知書を作成して、内定通知書内には所属部署や担当業務などを簡潔に記載しておくとよいでしょう。

内定通知書のひな形・テンプレート

内定通知書の書式はとくに決まっておらず、封書で郵送またはメールにて送付するのが一般的です。

以下に、封書で労働条件通知書を別途送付する場合の内定通知書のテンプレートの一例を紹介します。ぜひ参考にしてください。

▼内定通知書テンプレート一例▼

内定通知書の法的効力

内定通知書の法的効力は、通知書そのものではなく「内定」という行為自体に存在し、始期付解約権保留付労働契約（※1）に該当します。

この労働契約は条件付きであり、内定から入社までの期間にやむを得ない事由が発生した場合、企業が採用候補者の内定を取り消す権利を所有するものです。

この権利は、採用候補者が公安条例違反で逮捕され起訴猶予処分とされた場合や、企業の経営が悪化し、内定取消だけでなく正社員の整理解雇も行った場合に有効なため、むやみに内定取消を行うことはできません。

このように、内定通知書の発行自体に法律上の義務はありません。ただし、採用候補者との間に明確な約束が交わされた重要な証明になります。

口頭での約束でも法的な問題はありませんが、無用なトラブルを回避するためにも、書面として発行しておくことをおすすめします。

※出典1：厚生労働省HP 労働契約（契約の締結、労働条件の変更、解雇等）

内定通知書の送付タイミング

内定通知書は、面接実施と選考も含めて遅くとも10日以内には採用候補者へ送付するようにしましょう。

また、送付方法は封書での郵送やメールでの送付でも構いませんが、メールで送った方が採用候補者に早く届くため、安心してもらえるメリットがあります。

送付があまりにも遅いと、採用候補者に不安を抱かせるだけでなく、その間に他社から内定を出されてしまう可能性もゼロではありません。

できるだけ早いうちに送付すれば、自社への信頼につながるだけでなく、内定を辞退されにくくなるといえるでしょう。

内定通知書を送付するメリット・デメリット

以下で、内定通知書送付に関するメリットデメリットを紹介していきます。

メリット

内定通知書を送付する最大のメリットは、希望の企業へ入社できるという採用候補者のモチベーションをアップさせることはもちろん、自社が望む人材の確保ができる点です。

採用候補者にとっては、入社までに会社を深く理解する気持ちが芽生えやすくなり、はたらく熱意につながります。

一方、企業側からすると、熱意があり、能力の高い人材にはたらいてもらうことにより、自社のさらなる発展が期待できるでしょう。

デメリット

内定通知書を送付するうえでデメリットといえるのは、内定者が多い場合、一人ひとりの宛名や所属部署、送付先などの間違いがないようチェックする必要があるため、担当者の負担が増す点といえるでしょう。

間違った内容や宛先にうっかり送ってしまった場合、採用候補者の信頼を失うことにもなりかねません。

また、送付が遅れることで、採用候補者が別の企業にも応募していた場合、内定を辞退されてしまう可能性もあります。

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今回は、企業における内定通知書の役割について、役立つさまざまな情報をお届けしました。希望する人材の確保に欠かせない内定通知書は、採用候補者と企業双方にメリットがあります。

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