【採用担当向け】応募メールへの返信例文・テンプレートまとめ
採用プロセスでの候補者とのメールを用いたコミュニケーションは、採用担当者の重要な業務の1つです。
この記事では、応募メールについて、応募者へ返信する際の例文とテンプレートをパターンごとに紹介します。また、候補者にメールを送る際の注意点についても解説します。
なお、採用業務には副業人材を活用する選択肢もあります。詳しくは記事の最後をご覧ください。
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応募者への返信メールの例文・テンプレート
採用担当者と候補者のメールでのやり取りは、採用プロセスを円滑に進める上で重要な役割を果たします。
ここでは、採用プロセスの各段階で使用できる返信メールの例文・テンプレートを状況ごとに8パターン紹介します。
応募受付時の例文
応募受付の確認は、候補者に安心感を与えるために必要な最初のコミュニケーションです。
以下は、応募受付が完了したことを知らせるメールの例文です。
| 件名 | 【○○株式会社】弊社選考へのご応募ありがとうございます |
|---|---|
| 本文 | ○○さま
いつも大変お世話になっております。 このたびは、弊社の選考にご応募いただき、誠にありがとうございます。 採用プロセスに沿って検討させていただき、選考結果に関わらず必ずご連絡いたします。 今しばらくお待ちいただけますと幸いです。 ご不明な点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。 |
| 署名 | ○○株式会社 人事部 採用担当 ○○ ○○ TEL：XX-XXXX-XXXX email：recruit@xxxx.co.jp |
履歴書・職務経歴書などの送付依頼の例文
応募書類の送付依頼は、提出を希望する書類の内容と期限を明確に伝えることが重要です。
以下は、各種応募書類の提出を候補者へ依頼する際のメールの例文です。
| 件名 | 【○○株式会社】各種応募書類ご提出のお願い |
|---|---|
| 本文 | ○○さま
いつも大変お世話になっております。 このたびは、弊社の選考にご応募いただき、誠にありがとうございます。 さて、選考にあたり下記書類のご提出をお願いいたします。 【ご提出書類】 【ご提出期限】 提出書類についてご不明な点やご質問などございましたら、お気軽にお問い合わせください。 今後ともよろしくお願いいたします。 |
| 署名 | ○○株式会社 人事部 採用担当 ○○ ○○ TEL：XX-XXXX-XXXX email：recruit@xxxx.co.jp |
面談・面接日程調整の例文
面接日程の調整は、候補者の予定に配慮して複数の候補日時を提示するのが望ましいでしょう。
以下は、面談・面接の日程調整を候補者に依頼する際のメールの例文です。
| 件名 | 【○○株式会社】一次面接のご案内 |
|---|---|
| 本文 | ○○さま
いつも大変お世話になっております。 先日は、応募書類をご送付いただきありがとうございました。 慎重に検討しました結果、ぜひ○○さまに一次面接に進んでいただきたくご連絡しました。 早速ではございますが、面接の日時を調整させていただきたく存じます（オンラインで実施）。 以下候補日時について、○○さまのご都合はいかがでしょうか？ 【面接候補日時】 そのほかご不明な点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。 |
| 署名 | ○○株式会社 人事部 採用担当 ○○ ○○ TEL：XX-XXXX-XXXX email：recruit@xxxx.co.jp |
オンライン面談・面接案内の例文
オンライン面接の案内では、接続先情報について明確に記載する必要があります。
以下は、候補者から面談・面接の日程調整のメールに返信があった後のオンライン面談・面接を案内するメールの例文です。
| 件名 | 【○○株式会社】オンライン面接日時確定のご連絡 |
|---|---|
| 本文 | ○○さま
いつも大変お世話になっております。 オンライン面接日時のご希望について、お知らせいただきありがとうございました。 以下に面接日時と詳細を記載いたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 【面接日時】 【面接方法】 【接続情報】 当日は画面ごしに○○さまにお会いできることを楽しみにしております。 |
| 署名 | ○○株式会社 人事部 採用担当 ○○ ○○ TEL：XX-XXXX-XXXX email：recruit@xxxx.co.jp |
面談・面接のお礼の例文
面接後のお礼メールは、選考終了後できるだけ早いタイミングで送付しましょう。
以下は、面談・面接実施後に参加してくれた候補者にお礼を伝えるメールの例文です。
| 件名 | 【○○株式会社】本日の面接のお礼 |
|---|---|
| 本文 | ○○さま
いつも大変お世話になっております。 本日は、弊社の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。 弊社の選考で、○○さまのこれまでのご経験やスキルについてご共有いただけましたことを大変嬉しく思っております。 厳正に審査させていただき、面接結果につきましては、○月○日（○）までにご連絡させていただく予定です。 ご不明な点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。 |
| 署名 | ○○株式会社 人事部 採用担当 ○○ ○○ TEL：XX-XXXX-XXXX email：recruit@xxxx.co.jp |
面接結果通知の例文
結果通知は、不合格の場合でも丁寧な対応を心がけましょう。
以下は、不合格だった場合の面接結果を通知するメールの例文です。
| 件名 | 【○○株式会社】選考結果のご連絡 |
|---|---|
| 本文 | ○○さま
いつも大変お世話になっております。 先日は面接にお時間をいただき、ありがとうございました。 慎重に検討させていただきましたが、誠に残念ながら、貴意に添いかねる結果となりましたことをご報告申し上げます。 弊社にご関心をお寄せいただいたにもかかわらず、このような結果となり誠に申し訳ございません。 末筆になりましたが、貴殿の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 |
| 署名 | ○○株式会社 人事部 採用担当 ○○ ○○ TEL：XX-XXXX-XXXX email：recruit@xxxx.co.jp |
採用通知の例文
採用通知は、入社までの手続きや流れについても記載しましょう。
以下は、採用内定を候補者に通知するメールの例文です。
| 件名 | 【○○株式会社】選考内定のご連絡 |
|---|---|
| 本文 | ○○さま
いつも大変お世話になっております。 先日は最終面接にご参加いただき、ありがとうございました。 慎重に検討した結果、○○さまを採用させていただきたく、ご連絡申し上げます。 つきましては、ご入社にあたってご提出いただきたい書類を後日郵送させていただきます。 以下の書類をご確認いただき、期日までに同封の返信用封筒にてご返送くださいますようお願い申し上げます。 【発送書類】 【ご提出期日】 また、入社までに実施する各種イベントの詳細については別途ご連絡差し上げますが、取り急ぎすでに決まっているイベントの開催日程を以下の通りお知らせいたします。 ・内定者懇親会：○年○月○日 ご不明な点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。 |
| 署名 | ○○株式会社 人事部 採用担当 ○○ ○○ TEL：XX-XXXX-XXXX email：recruit@xxxx.co.jp |
内定辞退に対する返信の例文
内定辞退への返信は、候補者の選択を尊重する姿勢で対応しましょう。
以下は、候補者から内定辞退の申し出の連絡があった際の返信メールの例文です。
| 件名 | 【○○株式会社】内定辞退のご連絡について |
|---|---|
| 本文 | ○○さま
いつも大変お世話になっております。 このたびは、弊社の求人へのご応募・選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。 今回は選考をご辞退されるとのこと、承知いたしました。 弊社としては大変残念ではございますが、ご決定を尊重させていただきたく存じます。 選考過程で○○さまとお話しできたことを大変嬉しく思っております。 今後のご活躍を陰ながら応援しております。 なお、応募に際してご提出いただいた書類は責任を持って破棄させていただきますので、何卒ご了承くださいませ。 |
| 署名 | ○○株式会社 人事部 採用担当 ○○ ○○ TEL：XX-XXXX-XXXX email：recruit@xxxx.co.jp |
応募者に返信メールを送る際の注意点
最後に、応募者に返信メールを送る際の注意点を6つ紹介します。
応募に感謝し、面接を歓迎する気持ちを伝える
応募者は企業との接点を持つ際に緊張や不安を感じているものです。応募への感謝の気持ちを示し、面接を歓迎する姿勢を伝え、応募者の緊張をほぐすとともに安心して選考に臨めるような文面を作りましょう。
対応者の名前を明確に記載する
メールには、担当者の名前を明記し、応募者が応募企業の誰とコミュニケーションを取っているのかが分かるようにしましょう。問い合わせの際にも円滑なやり取りが可能となります。
書類選考や面接の結果連絡は迅速に行う
選考結果の連絡は、できるだけ早く行いましょう。迅速な結果の連絡は、企業側の採用意思や選考への参加の歓迎意思を候補者に伝えることができます。
応募者に良い印象を与えるよう配慮する
丁寧な言葉遣いと文章を心がけ、企業としての信頼性を維持できるよう注意しましょう。基本的なことですが、誤字脱字に注意し、必要な情報を簡潔・明瞭に示したわかりやすいメールを意識します。
不要なやり取りを防ぐため、必要な情報をしっかりと盛り込む
面接の日時や場所、持ち物、オンライン面接の際のURLなど、必要な情報は漏れなく記載します。企業側、候補者双方でコミュニケーションのコスト削減につながるでしょう。
不通過者への通知時期や伝え方について適切に検討する
不通過の連絡のタイミングや伝え方は慎重に行う必要があります。応募に感謝の意を示し、必要に応じて不通過の理由を伝え、応募者の今後のキャリア形成に役立つフィードバックを提供しましょう。
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この記事では、応募者への返信メールの例文とテンプレートをパターンごとに紹介し、候補者にメールを送る際の注意点について解説してきました。採用プロセスにおいて適切なコミュニケーションは、優秀な人材の確保と企業ブランディングの両面で重要な役割を果たします。
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