人事ノウハウ

労働の担い手不足により、求職者にとって有利な「売り手市場」が進む中、時間と労力をかけて獲得した人材からの内定辞退の申し出は、企業にとって大きな打撃といえるでしょう。

また、内定辞退は正社員採用に限らず、副業人材獲得時にも起こりうることであり、企業としても考え方をアップデートする必要があります。

本記事では、内定辞退に際し引き止める方法や、引き止めに失敗した場合に企業側が取るべき対応などについて、詳しく解説します。

内定辞退を引き止める際の心構え

候補者が内定辞退を申し出た場合、企業としてはどのように引き止めれば効果的でしょうか。企業側の大切な心構えとして、以下に挙げる2点を実践してみましょう。

求職者の意思を尊重する

内定辞退を引き止める際に企業として最も大切な考え方は、「求職者の立場を尊重して対応する」ことです。

求職者も、応募から書類選考、面接といったプロセスを経て内定を獲得しています。これまでかけた時間や労力を無にしてまで辞退に至る背景には、相応の事情や理由があると考えるべきです。

就職先に関する選択権は、求職者にもあります。企業としては、可能な限り事情を聞き、改善すべき点があれば対応したうえで、最終的な判断は求職者の意思に委ねましょう。

過度に引き留めようとしない

候補者から内定辞退の申し出を受けた際に、その理由を丁寧に聞き、引き止めを試みることも必要です。ただし、執拗な引き止めはおすすめしません。

過度な引き止めは、企業の印象を損ねるうえに、場合によってはハラスメントと受け取られるおそれもあります。

候補者に内定辞退の意思があることが明確な時点で、了承した旨を速やかに伝えることも重要です。

内定辞退を引き止める方法

内定辞退を引き止めるには、以下に挙げる5つの方法が有効です。いずれの方法を実施する場合でも、候補者に対する「誠意ある対応」と「リスペクト（尊重）」の姿勢を忘れないようにしましょう。

候補者と直接対話する

内定辞退を引き止める際に大切なのは、誠意をもって候補者に直接向き合うことです。再度面談ができるチャンスを得られれば、候補者を引き止められる可能性もあります。

改めて候補者へ期待している旨を伝えるとともに、説明不足であった点について謝意を示したうえで、辞退に至った理由を確認し、理解を深めることが肝心です。

直接の対話を通じて、候補者が辞退せざるを得なかった事情を汲み取り、双方の課題を共有することができます。仮に内定辞退の引き止めが叶わなかったとしても、結果的に相互の信頼関係が築かれるでしょう。

迅速なレスポンス

採用活動において、迅速なレスポンスの徹底は非常に重要です。これは、内定辞退の申し出を受けた場合に限ったことではありません。

各選考プロセスにおいて候補者への連絡が速やかに実施されていない場合、不安を抱かせるだけでなく、企業への不信感にもつながります。

また、内定通知の遅延により候補者が他社へ流れ、結果として内定辞退に至る可能性もあるでしょう。そのため、内定辞退の申し出を受けた際には速やかに対応し、候補者の不安を和らげることが肝心です。

感謝の意を伝える

内定辞退を引き止める際には、候補者との信頼関係を再構築する考え方が必要です。内定辞退を引き止める前に、まず候補者に対して自社への応募に関する感謝の言葉を伝えておきましょう。

そのうえで、内定辞退を惜しむ理由を丁寧に説明することが重要です。候補者の能力について具体的に評価しながら、自社にとって必要な人材であることを誠意をもって伝えましょう。

柔軟な働き方の提案

内定辞退に至った理由が勤務条件にある場合は、候補者のニーズに沿った柔軟な働き方を提案してみることも有効な方法です。

働き方の多様性や自由度が向上したことにより、給与面よりもワークライフバランスを重視する求職者が増えています。

フルリモートやフルフレックスなど、自由度の高い働き方の提案によって、内定辞退を再考してもらえる可能性があるでしょう。

現従業員との交流機会を設ける

「既存社員とうまくやっていけるのだろうか…」という不安により、内定辞退を選択する候補者も存在します。

求人情報だけでは、所属する従業員個々の属性やパーソナリティまで理解するに至らず、漠然とした不安を抱えてしまうことが大きな要因といえます。

このような状況を回避するために、現従業員との交流の場を設けて、今後一緒に活躍するうえでの共通認識を深める機会を持ちましょう。

成長機会の明示

キャリア志向の強い学生や、経験値の高いハイスキル人材は、入社後のキャリアビジョンにフォーカスしています。

このため、「この会社なら自身が成長できる」というイメージを与えることで、内定辞退を回避できる可能性が高まるでしょう。

任せてもらえる業務範囲や身に付くスキル・ポジションなど、どの程度で到達できるかに関して、具体例を交えながら明示することがコツです。

内定辞退の引き止めに失敗した場合の対応

候補者に寄り添った努力が実らず、引き止めに失敗した場合でも、以下の4つの対応を通じて、次回の採用活動に活かしていきましょう。

辞退理由を詳しく聞き、今後の改善に活かす

内定辞退の引き止めに失敗した場合、企業にとっては大きな損失です。その際は、可能な限り内定辞退者に詳細な理由を聞き、失敗点を教訓として、今後の採用活動における改善に活かすようにしましょう。

内定辞退者の心情や背景に配慮しながら、自社の意見や提案を素直に伝えて、どのような箇所に問題があったのか、丁寧に聞き出すことが重要です。失敗点の背景にある自社の考え方や方針を見直す機会としても、有効に活用しましょう。

候補者との良好な関係を保つ

内定辞退の引き止めに失敗したとしても、候補者との関係が完全に断たれるわけではありません。企業側の対応によっては、数年後の再応募につながる可能性もあります。

また、候補者が将来的に自社の取引先となる場合もあるでしょう。候補者と良好な関係を保つことで、自社に対する信頼だけでなく、企業イメージの向上にもつながります。

採用プロセスを見直す

内定辞退を回避できなかったことを踏まえて、各採用プロセスでのコミュニケーション方法やスピード感に問題がなかったか、洗い出してみましょう。

また、採用基準や面接時の質問内容を統一することはもちろん、面接官のトレーニングやフィードバックによって、認識のバラつきをなくすことも有効です。

オファー条件を見直す

内定辞退を引き止められなかった場合、自社が提示したオファー条件に問題がないか、再度見直すことも肝心です。

自社が候補者に求める条件に関する過不足や、「給与」「勤務制度」「キャリアパス」などにおける柔軟性や具体性に欠けている箇所を見直したうえで、オファー条件を改善していきましょう。

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今回は、企業にとってなるべく回避したい内定辞退について、さまざまな対処方法をはじめ、考え方や引き止められなかった場合の対応方法などを解説しました。

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