人事ノウハウ

採用活動を始めるには、まず初めに採用稟議を通し、社内決裁を取らなければなりません。

この記事では、そもそも採用稟議書とは何かを押さえたうえで、採用稟議が必要となるタイミング、稟議書に書くべき項目を解説します。記事の後半には採用稟議書の例文と書く際の注意点も紹介するので、参考にしてくださいね。

また、採用業務には副業人材を活用する選択肢もあります。詳しくは記事の最後をご覧ください。

採用稟議書とは

企業において「稟議」とは、担当者の権限で決定できない事項に対して決裁権限を持つ上長や関連部門に承認を取ることです。したがって「採用稟議書」は、採用活動を進めるうえで必要な社内決裁を取るための書類を指します。

採用稟議書は、採用活動の方針や目標を社内で共有することを目的に、採用条件、期待される効果、採用コストなどを明記し、該当の採用活動の必要性を論理的に説明することが求められます。決裁者が適切な判断を下せるよう、必要な情報を漏れなく、かつ簡潔にまとめることが重要です。

採用稟議が必要になるタイミング

採用稟議は主に2つのタイミングで必要となります。1つは求人を募集する際、もう1つは採用候補者が決定したタイミングです。それぞれのケースを見ていきましょう。

求人募集時

新規ポジションを募集する際や現場で欠員が出た際には、採用活動を開始するための採用稟議書を起案します。この段階での稟議では、採用目標や採用の背景、さらに募集要件や予想される採用コストなどを承認してもらいましょう。

求人募集時に承認が必要なのは、採用コストの妥当性であるケースが多いです。人材紹介サービスや求人媒体への掲載を予定している場合は、このタイミングで承認を得る必要があります。

採用決定時

採用候補者が決まった段階で、内定を出すために再度採用稟議書で承認を得るプロセスが必要です。ここで重要になるのは、求人募集時の稟議書との整合性です。候補者が当初予定していた採用要件を満たしているか、待遇面や配属先が妥当かなどが確認されます。

採用活動において2回稟議書を通す必要があるのは、万が一、内定を誤って想定していた人材とは別の人物に出してしまった場合に、法律上内定を取り消すことが規制されており、慎重になる必要があるためです。

内定は、「始期付解約権留保付労働契約」が成立したことを意味し、それを取り消すことは労働契約の解約、すなわち解雇と同様に扱われます。労働契約法第16条では、「解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。」と記載されており（※）、誤って内定通知を出した場合、双方に損害が発生する可能性があります。

※出典：e-GOV法令検索『労働契約法』

採用稟議書に書くべき主な項目

採用稟議書には、必要な情報を漏れなく記載する必要があります。ここからは、稟議書に記載するべき主な項目を5つ紹介します。

採用目的

求人募集開始時の稟議書に記載する採用目的では、採用活動を開始する背景を明確に説明します。事業拡大に伴う増員なのか、欠員補充なのか、新規事業立ち上げのためなのかなど、採用の背景と目的を具体的に記載しましょう。それらと同時に、いつまでに・どの部署に・何名入社させたいかなどの採用目標も押さえることが重要です。

採用予定者情報

採用決定時の稟議書では、採用予定者の基本情報や経歴および職歴、スキル、採用選考での評価ポイントなどを詳しく記載します。客観的な情報に加え、面接での印象や、職務経験と求める人材要件とのマッチ度なども含めると、採用判断の妥当性がより伝わりやすくなります。

採用条件

求人募集開始時の採用稟議書では、該当のポジションでどのような人材を採用したいかを示す採用条件の項目を設けます。募集するポジションに求められるスキルや経験年数のほか、ヒューマンスキルや人柄などのソフトスキルも含め、具体的な要件を記載しましょう。

採用効果

求人募集開始時の採用稟議書では、採用することで解決される課題や期待される効果についても言及すると、採用の必要性がより明確になります。該当のポジションに新たな人材をそのタイミングで採用することで得られる組織や事業成長へのメリットなどを言語化できると良いでしょう。

採用コスト

求人募集開始時の採用稟議書では、想定される採用コストも明記します。人材紹介サービスやダイレクトリクルーティングサービス、求人広告出稿など、活用予定のサービスの費用を洗い出し、その必要性を説明することが重要です。

採用稟議書の例文

ここからは、採用稟議書の書き方がイメージできるよう、求人募集時と採用決定時それぞれの稟議書例文を紹介します。

求人募集時

採用決定時

採用稟議書を書く際の注意点

最後に採用稟議書を作成する際の注意点を3つ紹介します。

決裁者の視点を持つ

稟議書は、決裁者に採用の必要性やそれに必要な採用コストの妥当性を理解してもらい、承認してもらうための文書です。採用担当者の視点のみで作成するのではなく、関係部門、場合によっては経営層と方向性を検討する姿勢が求められます。必要に応じてディスカッションし、認識を擦り合わせたうえで、なぜその採用が必要なのか、どのような効果が期待できるのかを論理的に説明できると良いでしょう。

スケジュールに余裕を持つ

採用稟議の承認には一定の時間がかかります。とりわけ採用決定時の稟議は、候補者への内定出しのタイミングを左右するため、できる限り迅速に通すことが望ましいです。決裁者が出張などで連絡が迅速に取れないケースもあるため、急ぎで通したい稟議書がある場合には事前に根回ししておくとスムーズでしょう。また、差し戻しの可能性も考慮し、修正や再提出の時間も見込むとより安心です。

添付資料を付ける

必要に応じて採用の必要性や効果を裏付ける資料を添付すると、稟議の説得力が高まることがあります。業務量の推移データや、市場相場資料、候補者の職務経歴書など、判断材料となる資料を適切に選択し添付しましょう。ただし、情報過多にならないよう、本当に必要な資料に絞ることも重要です。

御社の採用業務を副業社員に任せてみませんか？

この記事では、採用稟議書の基本的な内容から、作成時の具体的な注意点まで詳しく解説してきました。採用稟議書を適切な内容で作成しスムーズに稟議を通すことは、円滑な採用活動につながります。

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