内定通知書は郵送すべき？送付時期や記載項目の解説
内定通知書は、法的に交付は義務づけられていないものの、企業が候補者へ内定の意思を示す手段として、非常に重要な存在です。
本記事では、内定通知書の概要に加え、他の書類との違いや法的効力、送付時期についても解説しています。
さらに、実務でアレンジして活用できるテンプレートとして、記載すべき項目を網羅した「郵送用」と「メール送信用」の2種類を用意しました。
内定通知書とは
内定通知書とは、求職者が最終面接を経て内定を獲得した際に、企業から内定者へ送付される書類です。書面またはメールによる交付自体に法的な義務はありません。
ただし、「内定通知書の送付＝企業と内定者間の労働契約の成立」を示す通知でもあるため、候補者による内定辞退や企業側の内定取り消しには、正当な理由が求められます。
採用通知書との違い
内定通知書と採用通知書の違いは、「法的効力の有無」と「使用される場面」の両面にあるといえるでしょう。ただし、企業によっては両者を別々に発行せず、「採用内定通知書」として一本化しているケースもあります。
| 内定通知書 | 【法的効力】 あり（この時点で労働契約が成立する） 【使用場面】 主に新卒採用で用いられる |
|---|---|
| 採用通知書 | 【法的効力】 なし（労働契約は成立していない） 【使用場面】 主に中途採用やアルバイト・パート採用などで用いられる |
労働条件通知書との違い
労働条件通知書も内定通知書と同様に、採用時に交付される書類ですが、「法的位置づけ」と「目的」において大きな違いがあります。
また、内定は労働契約の成立を意味します。このため、労働条件通知書は内定通知書と同時に発行されるのが一般的であり、労働契約において法的効力を持つ重要な文書であることから、記載内容には十分な注意が必要です。
| 内定通知書 | 【法的位置づけ】 交付義務はないが、始期付き・解約権留保付き（※1）の労働契約成立を示す 【目的】 採用決定の正式な通知や入社条件など契約内容の明示 |
|---|---|
| 労働条件通知書 | 【法的位置づけ】 労働基準法第15条第1項（※2）により、書面または電子での交付義務がある 【目的】 法に基づく労働契約内容の明示、企業の法令順守および信頼性の担保 |
※出典1：厚生労働省HP「2014年度大学等におけるキャリア教育実践講習 | 採用内定に至る法律関係の意味 」
※出典2：厚生労働省HP「労働基準法の基礎知識 | 労働条件の明示」
内定通知書の送付方法
内定通知書を候補者へ送付する際は、「郵送」または「メール」で送付します。それぞれ注意点があるため、ぜひ参考にしてください。
郵送の場合
内定通知書を候補者へ郵送する場合は、内定承諾書や労働条件通知書、身元保証書などの書類も同封します。また、社名と担当者名、住所を記入し、切手を貼った返信用の封筒も忘れずに入れておきましょう。
封筒は、社用の角形2号か、同サイズの白色のものを選びます。また、「親展」と朱書きすることで、本人宛であることが明確になります。
同封書類の順番は、以下のとおりです。
- 送付状
- 内定通知書
- 内定承諾書
- 労働条件通知書
- 身元保証書
- 返信用封筒
書類封入後は、書留郵便や簡易書留、レターパックなど、必ず配達記録の残る方法で発送しましょう。また、自社の都合で書類の提出期限が差し迫っている場合は、速達にしておくと安心です。
また、労働条件通知書など、同封書類にも間違いがないか確認してから送付しましょう。特に労働条件通知書には法的効力があるため、記載内容には誤りがないか必ず確認しましょう。
メールの場合
メールでの内定通知書の送付は、スピード感の点で非常に有効です。また、コストを抑えながら、候補者へ確実に送付した証拠が残るというメリットもあります。文面に関しては、簡潔でありながら、事務的になりすぎないように作成する必要があります。
内定通知書をメールで送る際は、以下の3点に注意して、送信前に必ず最終チェックを行いましょう。
- 候補者のメールアドレスが正しく、名前と一致しているか
- 文面に誤字・脱字がないか
- 必要書類や提出期限、オリエンテーションの日付に誤りがないか
内定通知書の送付時期
内定通知書は、内定を出すことを正式に伝える文書です。内定通知書の送付時期に法的な指定はありませんが、結果を心待ちにしている候補者へ自社の感謝と熱意を伝えるためにも、できるだけ早めに送付するようにしましょう。一般的な送付時期は、最終面接実施日から1週間以内が目安とされています。遅くとも10日以内には到着するようにしましょう。
内定通知書の送付が遅れると、候補者に不安を与えるだけでなく、他社から先に内定通知が届いた場合、優秀な人材を獲得する機会を失う可能性もあります。
また、内定通知に限らず、企業からの迅速な対応は、候補者にとって信頼感とエンゲージメントを高める要素にもなるでしょう。
内定通知書の記載項目
内定通知書には、記載しなければならない項目があります。以下の9項目については、必ず文書内に明記しておきましょう。
特に法的効力が発生する内定通知書については、各項目の記載漏れや不備がトラブルの原因となるため、内容を慎重に確認しましょう。
| 日付 | 正式な文書としての効力を示すため、通知書発行日の日付を記載 |
|---|---|
| 企業名・代表者名 | 法人名・所在地・代表者名を明記 |
| 応募に対するお礼 | 自社求人・選考に応募してくれたことへの謝意を明記 |
| 採用内定の通知 | 候補者の採用内定が決定した旨を明確に記載 |
| 同封書類の内容 | 内定承諾書をはじめとする同封書類すべての名称を明記 |
| 返送書類の期限日 | 遅延防止のため、提出書類の期限日を明記 |
| 入社予定日 | 原則として入社日を記載。未定の場合は別途連絡する旨を記載 |
| 担当者連絡先 | 部署名・担当者名・電話番号・メールアドレスを明記 |
| 労働条件に関する事項等 | 詳細は別途交付する労働条件通知書内に記載 |
内定通知書のテンプレート
内定通知書は、必須項目が反映されていれば書式に関して特に明確なルールはありません。以下に、「郵送用」と「メール送付用」の内定通知書テンプレートを2種類ご用意しました。
▼メール送信用内定通知書テンプレート▼
| 件名 | 採用内定のご連絡【〇〇株式会社】 |
|---|---|
| 宛名 | 〇〇 〇〇 様 |
| 差出人名 | お世話になっております。 〇〇株式会社 人事部人事課の◯◯と申します。 |
| 挨拶・お礼 | 先日は弊社の最終面接にお越しいただき、 誠にありがとうございました。 |
| 本文 |
厳正なる選考の結果、〇〇様を弊社〇〇部〇〇課〇〇職において つきましては、入社手続きに関して以下の内容をご確認ください。 【今後の手続き】 2.入社に向けた書類準備 ・本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカードなど） 3.内定者オリエンテーション 4.労働条件について |
| 特記事項 |
なお、ご質問やご相談がございましたら、 |
| 結びの挨拶 |
〇〇様と共に働ける日を、社員一同心より楽しみにしております。 |
| 署名 |
〇〇株式会社 |
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今回は、内定通知書に関する位置付けや送付時の注意点だけでなく、便利なテンプレートも含めてお届けしました。
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