採用業務を効率化すべき理由・方法まとめ
企業における採用業務は、従業員の採用だけにとどまらず、副業社員の獲得など多岐にわたり負担も大きくなっています。
特に、人事部門は通常業務と並行してこなさなければならず、採用業務の効率化は必須といえるでしょう。
今回は、自社の採用業務を効率化すべき理由について解説するとともに、効果を上げるさまざまな方法もあわせて紹介します。
採用業務を効率化した方が良い理由
採用業務の効率化が推進される主な理由には、以下の2つが挙げられます、
採用市場が激化しているから
現在の採用市場は、求職者よりも求人数が多い売り手市場といえるでしょう。このため、従来のような「求人を出して応募者を待つ」というスタイルでは、優秀な人材獲得が難しくなっています。
ただし、採用業務ばかりにリソースを割くと、人事部門のスタッフに負荷がかかり、通常業務を圧迫しかねません。
このような状況に陥らないために、企業の採用業務における効率化の必要性が高まっています。
人事の業務内容が多様化しているから
少子高齢化や労働人口の減少によって、企業が優秀な人材を獲得するには、さまざまな採用手法やチャネルを取り入れなければならなくなりました。
人事業務が多様化することにより、本来注力すべきコア業務に集中することが困難になっています。人事スタッフの負担軽減や生産性向上のためにも、採用業務の効率化は急務といえるでしょう。
採用業務を効率化する方法
自社における採用業務の効率化を図るには、以下に挙げる7つの方法が有効です。
自社の規模やニーズによって、効果的な方法はそれぞれ異なるため、取り入れやすい方法を導入することをおすすめします。
採用管理システム（ATS）の導入
採用管理システム（ATS：Applicant Tracking System）を導入した場合、求人情報の作成をはじめ、応募者情報の一元管理、面接日程調整など、採用業務の多くを自動化できます。
応募者情報や選考プロセスをシステム上で管理できるため、入力ミスや見落としなどのヒューマンエラーが減り、正確なデータ管理が可能です。
また、自動化によって、今まで採用業務にかけていた時間と労力の軽減が可能になるうえ、人的リソースもコンパクト化できるため、コスト削減にもつながるでしょう。
採用管理システム（ATS）の機能やメリットについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
関連記事：ATS（採用管理システム）とは？主な機能や導入の比較ポイント
AIの活用
AIを活用することで、求人情報の作成や書類選考、チャットボットによる問い合わせ対応、面接のスケジュール調整など、採用プロセスの多くを自動化できます。
また、大量の応募者情報を分析し、採用ポジションに最適な人材とのスピーディーなマッチングが可能です。
適材適所の人材配置ができることで採用成功率が高められるだけでなく、応募者とのコミュニケーションが迅速かつスムーズに行える点は、AIならではといえるでしょう。
採用プロセスの見直し
採用業務は、以下に挙げるように6つのフローがあります。それぞれの段階で採用状況をある程度予測しておけば採用計画通りに進められるため、いずれも採用業務に欠かせません。
- 採用計画の立案
- 求人媒体の選定
- 母集団の分析・形成
- 応募者の選考・管理
- 内定者の決定・フォロー
- 効果測定
ただし、採用業務の効率をアップさせるには、一つひとつのプロセスを見直して、業務における課題に準じた優先順位をつけていく必要があります。
応募プロセスに関しては「より応募者数を増やす」、選考や内定プロセスでは「内定辞退者の削減」など、企業によって課題はさまざまです。
どの課題を一番解決したいのか明確にすることで、採用業務におけるムダが省けるでしょう。
データの活用
さまざまなデータ活用も、採用業務の効率化に役立ちます。応募者データを活用した場合、候補者のスキルや適性の客観的な評価ができるため、自社にマッチした人材選定がしやすくなるでしょう。
書類選考や面接の進捗状況をリアルタイムで把握し、迅速な対応をしていきたいなら、採用プロセスデータの活用をおすすめします。
また、採用チャネルごとの効果についても、データを活用した分析が可能になります。無駄なコストを削減し、効率的な採用活動を行えるでしょう。
評価基準の見直し
応募者を選考する際、採用担当者によって評価基準が異なると、採用のミスマッチが起こる原因となります。
選考を公平に行うためにも、具体的な評価基準を定める必要があるでしょう。また、評価基準を見直す際には、採用担当者の意見だけではなく、現場スタッフの意見を取り入れることも重要です。
また、応募者の評価基準には、以下に挙げる8つのポイントについて客観的な指標を設定しておけば、個々の認識のズレが起こりにくくなります。
- 経験・スキル
- コミュニケーション能力
- 主体性
- 協調性
- 誠実な受け答え
- 自社の社風や経営方針への共感
- チャレンジ精神の有無
- ストレス耐性
コミュニケーションの自動化
採用業務では、応募者への対応や内定通知、内定者へのフォローなど、さまざまな場面でコミュニケーションを密にとる必要があります。
この際、連絡が遅れるなどレスポンスの悪さがあると、応募者から不信感を抱かれるだけでなく内定辞退という結果にもつながりかねません。
採用担当者の努力だけでは対処が難しい場合は、ITツールの導入がおすすめです。ITツールを活用することで、応募受付時の返信や選考結果の通知を自動化できます。
また、連絡もれやミスといったヒューマンエラーも回避できます。求人数が多い場合は、採用担当者の負担も減り、一挙両得でしょう。
採用代行（RPO）の導入
採用代行（RPO：Recruitment Process Outsourcing）の導入は、採用のエキスパートである外部業者に業務を任せるため、応募者対応の質が向上し、採用活動全体のパフォーマンス向上が期待できるでしょう。
また、人事部門をはじめ、関連部署もコア業務に専念できます。採用業務の効率化だけでなく、組織全体の生産性向上が図れる点もメリットです。
採用代行（RPO）を導入する意義や費用相場について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
関連記事：RPO（採用代行）とは？費用相場やメリットデメリットの解説
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