人事ノウハウ

採用プロセスの効率化と質の向上を支援する面接代行サービスは、ノウハウやリソース不足に悩む企業にとって大きな支えとなるでしょう。

また、専門職など採用が難しい職種では、高いスキルと現場感覚をあわせ持つ副業人材を面接官として登用する面接代行サービスも存在します。

本記事では、面接代行について導入するメリットやデメリットに加え、提供サービスの業務範囲や活用時のポイントまで詳しく解説します。

面接代行サービスとは

採用活動において面接は、候補者との対話を通じて人柄やコミュニケーション力を判断し、採用の可否や入社後の定着率を左右する最も重要なプロセスといえるでしょう。

面接代行とは、通常は自社の採用担当者が行う候補者との面接を、外部の専門業者に委託するサービスを指します。

クライアント企業の採用要件や目的などのヒアリングを行ったうえで、面接の基準や方向性をすり合わせていきます。

その後、面接日程の調整や結果のフィードバックまで幅広い業務範囲を担える点は、面接代行サービスならではのメリットであり、重要なポイントです。

面接代行サービスの主な業務範囲

面接代行サービスの主な業務範囲としては、以下の6点が挙げられます。これらの業務範囲は企業のニーズに応じてカスタマイズ可能で、部分的な業務範囲での依頼も対応できる場合が多いです。

書類選考通過者への面接実施

面接代行サービスが担う代表的な役割の一つは、書類選考を通過した候補者への面接実施です。設定された評価基準や質問項目に基づき、候補者の「基本的なスキルや経歴」「志望動機」「コミュニケーション力」などを確認します。

さらに、面接後には候補者の回答内容や対応を整理し、評価レポートとして提出することも面接代行の業務に含まれます。

面接のスケジューリング・日程調整代行

候補者と企業の間に入り、面接のスケジューリングや日程の調整を行うのも面接代行サービスの役割です。採用担当者のスケジュールを確認し、候補者の希望日程とすり合わせて面接を設定します。

対面形式の場合は会議室の予約や案内メールを作成し、オンライン面接の場合はZoomやTeamsなどでミーティングURLを発行し、採用担当者と候補者に送付します。

面接官による評価シートの作成・提出

面接官による評価シートは、候補者を客観的に比較し判断するための重要な資料です。面接代行サービスでは、事前に企業が設定した評価項目に基づいてシートを作成します。

面接中の回答内容を記録するとともに、表情や態度、受け答えのスピード感といった補足情報もまとめ、完成した評価シートを企業へ提出します。

候補者の印象や志望度のヒアリング・報告

候補者の印象や本音、入社への意欲を見極め、企業へ正確に伝えることも、面接代行サービスの重要な業務です。清潔感やマナー、話し方といった第一印象をチェックしつつ、応募理由の深掘りを行います。

候補者の印象や志望度を定量的に評価するだけでなく、想定されるリスクや推奨点を含めてレポートにまとめます。提出されたレポートにより、候補者へのクロージング戦略を立てやすくなるでしょう。

面接内容のカスタマイズ

面接代行サービスでは、自社の採用目的や評価基準に合わせて、面接内容を柔軟にカスタマイズできます。

募集職種やポジションに応じた質問設計により、自社にフィットする人材を効果的に見極めることができるでしょう。

面接結果のレポーティングとフィードバック提供

面接結果の振り返りは候補者の状況を把握し、次の意思決定を行いやすくするうえで欠かせない重要な業務です。

面接代行サービスでは、面接後の評価シートから候補者ごとの強み、課題を明確にし、総合的な評価レポートにまとめます。さらに、内定辞退のリスクを避け入社意欲を高めるためのクロージングのヒントなど、フィードバックも提供されます。

面接代行サービスのメリット

自社の採用活動に面接代行サービスを取り入れることで、以下の6つのメリットが得られます。

採用担当者や現場社員の業務負荷を大幅に軽減できる

企業が面接代行サービスを導入する最大のメリットは、採用担当者や現場社員の業務負荷を大幅に軽減できる点です。

特に一次面接は対応する候補者数が多く、工数も膨らみやすい傾向があります。書類選考を通過した候補者のスクリーニングや面接日程の調整を代行すれば、採用担当者や現場社員はコア業務に専念できるでしょう。

面接の質を一定レベルに保てる

自社で面接を実施する場合、採用担当者の経験値や評価基準に差があり、主観や感覚に依存した選考に陥るおそれがあります。

一方、面接代行サービスは「面接手法」「評価基準」「質問設計」に関するノウハウが豊富で、企業のニーズに応じた柔軟な対応が可能です。

また、面接代行を担う担当者はトレーニングを受けているため、候補者ごとの対応や評価にばらつきが生じにくく、面接の質を一定水準に保つことができます。

スピーディーな面接対応が可能になり、候補者対応が早くなる

面接を行うには候補者だけでなく、社内の採用担当者や現場社員との日程調整が必要です。関係者が多忙な場合はスケジュール調整に時間を要し、面接日程が後ろ倒しになる可能性もあるでしょう。

しかし、面接代行を活用すれば候補者との日程調整に専念できるため、最短スケジュールでの面接対応が可能です。候補者にとってもスピーディーな対応は企業への信頼感につながります。

面接ノウハウが社内にない場合でも一定の評価が可能

「自社での採用経験が少ない」「採用担当者の経験が浅い」といった企業にとって、面接代行サービスの活用は大きなメリットとなります。

面接代行サービスは、さまざまな企業における支援実績が豊富で、ノウハウも多岐にわたります。募集職種やポジションごとに効果的な質問設計や採用基準を熟知しているため、一定水準に基づいた評価が可能です。

面接プロセスを標準化・効率化できる

自社の面接プロセスが標準化されていない場合、候補者のスクリーニングや日程調整に時間を要し、貴重な採用機会を逃す要因となるでしょう。また、質問や評価基準にばらつきが生じることで、面接の質が低下するおそれもあります。

一方、面接代行サービスを活用すれば、「迅速な候補者のスクリーニングと日程調整」「評価基準・質問内容の統一」により、公平かつ効率的な面接プロセスを実現できます。

複数案件・大量応募への対応がしやすい

社内リソースのみで複数の募集案件や大量応募に対応すると、スケジュール調整や工数負担が増大し、業務が混乱する可能性があります。対応が遅れると、優秀な人材を他社に奪われるケースもあるでしょう。

面接代行サービスを導入すれば、複数案件の日程調整や候補者対応といったオペレーション業務を一括して処理できます。その結果、採用担当者や現場社員は意思決定や最終判断といった重要な業務に集中できるようになります。

面接代行サービスのデメリット

面接代行サービスを活用する際は、以下の4つのデメリットを理解しておくことで、リスクを避けつつ効果を最大化できます。

候補者に自社の魅力やカルチャーを十分に伝えられない場合がある

面接代行サービスの担当者は専門家ではありますが、外部の人材であるため、自社のカルチャーや雰囲気、価値観を完全に理解しているとは限りません。

その結果、候補者に自社独自のストーリーや熱意を十分に伝えられない場合があります。これも面接代行サービスを利用する際のデメリットの一つといえるでしょう。

評価基準が代行側と自社側でズレるリスクがある

面接代行サービスでは、幅広い企業の支援実績に基づく一般的な評価基準や質問テンプレートを活用するケースが少なくありません。

しかし、自社が独自に重視する人物像や評価ポイントがある場合、標準的な評価基準と自社の要件がズレるリスクがある点は留意すべきです。

自社に面接ノウハウや情報が蓄積されにくい

面接代行サービスを活用すると効率は上がるものの、自社の採用担当者が候補者を直接評価する機会が減り、面接を通じて得られるフィードバック情報も不足しがちです。

このため、「どのような観点で人材を見極めるべきか」「候補者が自社をどう受け止めているのか」といった知見が社内に蓄積されにくい点もデメリットといえるでしょう。

特定の職種やカルチャーマッチが重要な採用には不向きなことがある

エンジニアや研究職といった高度な専門知識が求められる職種や、自社独自の企業文化が重視される場合には、面接代行サービス側が十分に理解できない可能性があります。

その結果、候補者への質問が表面的な経歴確認や一般的な内容に終始し、実務に直結するスキルやカルチャーマッチを見極めにくい点もデメリットとして挙げられます。

面接代行サービスを活用するポイント

面接代行サービスを活用する際は、以下に示す7つのポイントに重点を置くことが望ましいです。これらのポイントを押さえることで、導入効果を最大化できるでしょう。

自社の評価基準や質問項目を明確に伝え、すり合わせを行う

面接代行サービスを活用する際は、自社の評価基準と質問項目を具体的に設定し、すり合わせを丁寧に行わなければ、ミスマッチの要因となります。

例えば「コミュニケーション力が高い人材」といった抽象的な表現ではなく、「質問に対して論理的に回答できること」と言語化し、さらに5段階評価など数値化しておくと良いでしょう。

面接官の品質や対応スタイルを事前に確認・共有する

候補者にとって、面接官は企業の顔ともいえる存在です。面接官の対応が不十分であれば、候補者の志望意欲が下がり、内定辞退につながるリスクがあります。

そのため、面接代行サービスの面接官については経歴だけでなく、対応スタイルが自社の希望やカルチャーに適しているかを確認しておきましょう。また、自社が候補者に与えたい印象についても、あらかじめ共有することが重要です。

候補者の温度感・志望度など定性的な情報も報告してもらう

面接代行サービスを活用する際は、単なる合否判断やスキル評価だけでは十分とはいえません。採用精度や入社後の定着率、さらには活躍度に影響する可能性があるためです。

志望動機の深掘りや他社への応募状況などを把握し、候補者が自社を第一志望としているかどうかを確認してもらうことが求められます。加えて、定量的なスコアのみならず、候補者の表情や声のトーンといった定性的な情報も報告してもらうことで、適切な人材の見極めが容易になります。

面接後は社内での最終判断やフォローを丁寧に実施する

面接代行サービスの活用は、あくまで候補者評価の補助に過ぎません。最終判断は企業側が行う必要があり、面接代行の結果だけに依存すべきではありません。 

さらに、面接後の候補者に対する丁寧かつ速やかなクロージングやフォローは、内定承諾率だけでなく、入社後の早期活躍や定着率にも大きく影響します。

活用目的（業務負荷軽減、スピード強化など）を明確にする

自社が面接代行サービスを活用する目的を明確にしておくことで、導入効果を最大化できるメリットがあります。

例えば、活用目的が「複数案件や大量募集に関する業務負荷の軽減」であればスクリーニング代行を中心に依頼し、「選考スピードの強化」であれば日程調整や面接実施の効率化に重点を置く依頼が適しているでしょう。

サービス提供範囲や費用体系をしっかり把握して契約する

面接代行サービスによって、対応可能なサービス範囲は異なります。また、費用体系も提供範囲によって変動するため、費用対効果を十分考慮したうえで契約を行いましょう。

あらかじめサービス提供範囲や費用体系を明確に把握しておけば、契約後のトラブルを回避できるだけでなく、柔軟な運用や追加対応の検討もしやすくなります。

面接内容や結果をフィードバックし、サービス精度を継続的に改善する

面接代行サービスは、導入して終わりではありません。面接内容や結果に対してフィードバックを行うことで、評価精度の向上につながります。

また、活用のたびに定量的な評価だけでなく、改善要望も定期的に伝えることで、サービスの精度や効率性を継続的に高めることが期待できます。

御社の業務に副業社員を検討してみませんか？

今回は、面接代行の導入を検討される企業に向けて、サービスをより効果的に活用するための情報をお届けしました。

面接代行に限らず、御社が業務上で何らかの課題を抱えている場合、プロの力を借りて速やかに解決するのも有効な方法です。

その一つの手段が、さまざまな業務経験を通じてスキルを磨いた副業社員の導入です。即戦力として業務の質とスピード向上に貢献する人材をお探しなら、副業人材マッチングサービス「lotsful」にぜひお任せください！

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