人事ノウハウ

面接に関する業務を外部委託する面接代行サービス。限られたリソースのなかで採用業務を進めているものの、面接対応だけでかなりの工数がかかっている企業もあるかもしれません。

この記事では、そもそも面接代行サービスとはどのようなものかを理解したうえで、依頼できる業務内容、導入のメリット・デメリット、導入する場合の外注先の選び方について詳しく解説します。

また、採用業務には副業人材を活用する選択肢もあります。詳しくは記事の最後をご覧ください。

面接代行サービスとは

面接代行サービスとは、企業の採用面接にかかわる業務を外部委託することです。採用代行サービスの一環として提供されることが多く、面接の代理だけでなく、評価基準の整理や候補者との日程調整、コミュニケーション対応なども含めて依頼することが可能です。

面接代行サービスに依頼できる内容

ここからは、面接代行サービスに依頼できる主な業務を4つ紹介します。

採用基準の整理

採用活動において、自社が採用したい人物像の基準を明確にすることは、入社後に企業と応募者双方のミスマッチを防ぐためにも非常に重要です。この採用基準の整理業務を、面接代行サービスに委託することができます。

企業の事業戦略や組織文化のヒアリングから始め、求める人物像を明確化します。求める人物像はどのようなスキルや経験を持っているか、どのような行動特性や価値観を持っているかを言語化し、具体的な採用基準として落とし込む作業を外部の専門家の知見を交えて行えます。

評価基準の整理

採用基準に基づいて、具体的な評価項目や評価方法を設計する業務も面接代行サービスに依頼できます。候補者の持っている専門性やスキルなどのハード面のほか、コミュニケーション力やプロジェクト推進能力などのソフト面も考慮し、面接での評価ポイントおよび質問項目を設定します。

その際、「1（不足）～5（十分に満たしている）」「不足・普通・良い」などの評価尺度を定め、それぞれの評価基準を明確にします。

面談・面接

面談・面接そのものを任せることも可能です。面接官として候補者の適性や能力を評価し、採用する人材を選定してくれます。その際、グループ面接や個人面接、オンライン・対面など希望の面接形式を含むさまざまなニーズに応えてもらえます。一部の代行会社では、内定前後のコミュニケーションまでカバーするサービスを提供しています。

評価の共有

面接後には、各候補者の結果と評価についても共有してもらえます。企業の担当者が面接に同席しなくても、候補者の強みや課題、配属後の育成ポイントなどを把握できるため、面接業務の負担を軽減できるでしょう。

面接代行サービス導入のメリット

ここからは、面接代行サービス導入のメリットを5点に分けて紹介します。

採用担当者の負担軽減

面接代行サービスを利用することで、採用担当者の負担を軽減できる点が最大のメリットといっても良いでしょう。なかには限られたリソースで採用業務を運営する企業もあるでしょう。そういった企業にとっては、評価基準の策定や面接の実施、面接前後のコミュニケーションなどを外部に委託することで、ほかの業務により注力することが可能です。

専門的な評価が得られる

面接代行サービスでは、面接周辺の業務に特化した知見を持つ専門家に業務を委託できる点が魅力です。豊富な経験を持つ面接官が候補者の適性や能力を的確に評価し、採用可否を判断するため、採用の質向上につながるでしょう。

採用プロセスのスピードアップ

ここまでで述べたように面接業務には面接そのものだけでなく、その周辺にもさまざまな業務があります。一方で、面接は候補者の志望度を左右する重要な接点であることから、迅速でスムーズな採用プロセスを提供することが重要です。外部リソースを活用することで、自社のリソースに余裕が生まれ、採用プロセス全体のスピードアップにつながるでしょう。

採用基準の標準化

面接代行サービスを利用すると、採用基準を標準化できるメリットもあります。面接業務が属人化しにくく、設定された採用基準に基づき常に客観的な判断がなされるためです。その結果、評価者による判断のばらつきを抑え、公平で透明性の高い採用プロセスを実現できるでしょう。

候補者体験の向上

面接は、候補者の志望度を左右する企業との重要な接点です。その意味で、プロフェッショナルな面接官による質の高い面接は、候補者体験の向上につながり、企業そのものの好印象につながります。

面接代行サービスのデメリットや注意点

一方で、面接代行サービスを利用する際のデメリットや注意点もあります。代表的な4点を見ていきましょう。

コストがかかる

面接代行サービスを外部委託すると、相応のコストが発生します。委託する業務ごとに月額費用を支払うケースもあれば、業務量により課金される場合、あるいは採用の成果が出た時点で成功報酬が発生するプランもあります。外注を検討する際は、リソースだけでなく採用予算も考慮しながら慎重に検討しましょう。

候補者との関係構築が難しい

外部の面接官が対応する場合、候補者と直接関係を構築するのが難しくなる点もデメリットです。面接は、顔を合わせるごとに信頼関係を深める機会ですが、すべての面接を外注すると、内定前に候補者と接触する機会がなくなってしまいます。そのため、可能なかぎり最終面接は社内の担当者が行うなど、配分を調整しながら上手に外部委託を活用すると良いでしょう。

社内に知見が溜まりにくい

面接業務を外部に委託すると、社内で面接業務にかかわるノウハウが蓄積されにくくなる側面もあります。中長期的に考えると自社の採用力向上が遅れる懸念があるため、並行して社内の人材育成を進めるのが理想的です。

採用ミスマッチが起こるリスクがある

やはり企業のことを最も理解しているのは、社内の人材です。そのため、外部の面接官に依頼することで、企業の魅力や課題、カルチャー、実際のはたらき方などが十分に候補者へ伝わらないリスクがあります。そのまま候補者が入社に至った場合、双方にミスマッチが起こる危険性があり、結果として企業・候補者双方にとって大きな損失となる可能性があります。

面接代行サービスを選ぶポイント

最後に、面接代行サービスを利用するメリット・デメリットを踏まえて自社に合う委託先を選ぶポイントを解説します。

専門性と経験

サービス提供企業により、経験や専門性は異なります。なかには特定の業界に特化した採用の強みを持つ企業もあります。依頼前に複数の面接代行サービスを比較し、自社に近い業種や職種の採用でどのくらいの専門性と実績があるかを検討材料としましょう。

柔軟性

採用活動では、状況に応じて計画の変更が発生することも少なくありません。そのため、日程調整などの融通の効きやすさをはじめ、企業のニーズや状況に応じて柔軟な対応が期待できるかどうかも重要なポイントの1つです。

評価の透明性

面接業務を依頼する場合は、企業側が直接候補者と接点を持つわけではないため、評価プロセスの透明性が非常に重要です。評価基準や評価方法の定め方から採用可否の結果に至った理由までを、企業側にどの程度共有してもらえるかは事前に必ず確認しておきましょう。

コストパフォーマンス

サービス料金と提供される価値のバランスも検討が必要です。単純な価格比較だけでなく、サービスの質や提供範囲、期待できる効果などを含め、自社の採用活動の予算と照らし合わせながら総合的に判断しましょう。

企業文化への理解

自社の企業文化や価値観を理解し、それを面接プロセスに反映してもらえるかどうかも重要な選定ポイントです。依頼前の事前打ち合わせを通して相互理解を深められそうなパートナーかどうかを見極める必要があります。

御社の採用業務を副業社員に任せてみませんか？

この記事では、面接代行サービスの概要、依頼できる業務内容、導入のメリットとデメリット、選び方のポイントについて解説してきました。一口に「面接」といってもその周辺には細かな業務が多々あり、限られたリソースで手厚くフォローするのが難しいケースもあるのではないでしょうか。

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