人事ノウハウ

人事や採用担当者が主導していた従来型の採用活動から、部署の垣根を越えて現場社員も一丸となって取り組む「スクラム採用」が注目を集めています。

今回は、副業社員の獲得にも有効なスクラム採用について、メリット・デメリットはもちろん、実施プロセスや成功のポイントを交えながら詳しく解説していきます。

スクラム採用とは

スクラム採用とは、ラグビーチームのメンバー同士が肩を組んで相手チームと押し合うフォーメーションのように、「人事・採用担当者だけでなく現場社員も一丸となって取り組む」採用手法です。

従来の人事主導型とは異なり、現場を熟知した社員が母集団形成や選考に関わり、自社の戦略や各部門のニーズを踏まえた人材マッチングを行います。

組織全体で足並みを揃えた採用活動を実施することで、優秀な人材確保はもちろん、社員の定着率向上にもつながるでしょう。

なお、人事部以外の社員が採用活動に関わる手法として「リファラル採用」がありますが、スクラム採用とは異なります。

リファラル採用は、社員が知人などを紹介する手法であるのに対し、スクラム採用は母集団形成から人材要件の定義、選考、オンボーディングまで、採用全般に関与します。

リファラル採用について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

関連記事：リファラル採用とは？メリットデメリットや注意点まとめ

スクラム採用のメリット

自社の採用活動にスクラム採用を導入することで、以下に挙げる3つのメリットが得られます。

人事部の負担が減る

従来の採用活動では、人事部に所属する採用担当者が会社説明会の実施、書類選考や面接、内定者フォローなど、多岐にわたる業務を担っていました。

スクラム採用を導入することで、これらの業務を社員と分担でき、人事担当者の負担を大幅に軽減できます。これによって、人事部はより戦略的な業務に取り組めるようになります。

社員の帰属意識が高まる

スクラム採用では、これまで採用活動に関与していなかった社員が、自社の魅力を求職者に伝える役割を担います。

その結果、自社の強みや価値について改めて考える機会となり、社員の帰属意識向上にもつながるでしょう。さらに、採用した人材の育成に対する責任感も生まれ、組織全体の活性化が期待できます。

これまでにない採用戦略が取れる

人事主導型の採用活動では、あらかじめ立てた採用戦略に基づいた求職者の経験やスキル、面接での対応などが採用の判断基準となるケースが多く、現場のニーズが十分に反映されないこともあります。

しかし、スクラム採用では現場社員が直接選考に関わるため、人事部門が見逃していた優秀な人材を発掘できる可能性が高まります。また、これまでリーチできなかったターゲットへのアプローチも可能になります。

スクラム採用のデメリット

スクラム採用にはメリットがある一方、以下に挙げる4つのデメリットがあることも認識しておくとよいでしょう。

担当者の学習コストがかかる

スクラム採用は、これまで採用活動に関与していなかった社員も選考に携わります。このため、採用プロセスや評価基準などの知識やノウハウを学ばなければなりません。

また、初期段階では学習コストだけでなく、情報管理にかかるコストが増えることも懸念点の一つといえるでしょう。さまざまなコスト負担があることも踏まえて、効率のよい採用戦略を立てていきましょう。

現場の負担が上がる

現場社員が採用活動全般に関わることで、本来の業務に採用業務も加わり負担が大きくなる可能性があります。

よりよい人材獲得のために全社一丸となり採用業務に尽力する中で本来の業務に支障が出るようでは本末転倒です。

このような事態を未然に防ぐためにも、スクラム採用を実施する際は業務のバランスを考慮しながら進めることが重要です。

メンバー間での役割や責任が不明確になりがち

採用活動に関与するメンバーが増えると、役割や責任の所在が曖昧になりがちです。採用に関わるメンバーが増える分、適切な役割分担と責任の所在を明確にする必要があるでしょう。

また、社員それぞれで求める人物像が異なり意見が対立することがあるため、事前に部署を超えた話し合いの場を設けることも重要です。

組織全体から見て納得できるターゲット像を決めたうえで、それぞれが担う役割や責任もきちんと分担しておくことにより、自社の採用活動における方向性の統一にもつながります。

メンバーの経験やスキルにも成果が依存する

スクラム採用のように全社一丸となって人材獲得に取り組む場合、採用活動に関与する社員は人事・採用のエキスパートではないため、成果が個々のスキルや経験に左右される可能性があります。

また、豊富な経験を持つ限られたメンバーに成果を期待するようになると、ほかのメンバーは成長の機会を失ってしまいます。

採用に関わる全メンバーが一定のレベルを保てるよう、教育体制を整えることが求められます。

スクラム採用の実施プロセス

スクラム採用を取り入れるには、以下に挙げる4つの実施プロセスが欠かせません。

スクラム採用が必要な理由を示す

全社で視点や足並みを揃えないと、スクラム採用は成功しません。このため、まず「自社の採用活動において、なぜスクラム採用が必要なのか」を社内に周知することからスタートします。

自社に所属する全員で採用活動に取り組む意義を伝え、「全社一丸となって達成させるべきプロジェクト」であることを理解してもらいましょう。

社員との協力関係を構築する

スクラム採用の必要性を周知させたら、導入準備を開始します。この際、現場社員の負担が過度にならないよう、人事部が該当部門の管理職と調整を行うことが重要です。

現場社員は、通常業務に加えて採用業務を担うことになるため、初動を誤ると不満の原因にもなりかねません。

「採用活動に関するマニュアルの作成」や「現場リソースの見直し」、「採用業務の適正な分担」なども実施し、現場との協力関係を強固なものにしておきましょう。

実際の採用活動を始める

体制が整ったら、スクラム採用を実施していきましょう。採用候補者とのやりとりでは、技術的質問だけでなく、行動特性や企業文化との適合性を評価する質問も含めることが重要です。

また、チームメンバーが面接や選考に参加することで、さまざまな視点からの評価が可能となり、よりバランスの取れた採用を実現できるでしょう。

定期的な振り返りを行う

スクラム採用を導入する際は、最新の進捗状況を把握しながら効率的な採用活動を実現するために、毎週あるいは毎月など、定期的な振り返りの場を設けましょう。

スクラム採用プロセスに関わる全メンバーが、応募者の採用状況や、採用基準の適用状況、採用活動全体の課題などを確認し、必要に応じて改善を図ることが重要です。

スクラム採用成功のポイント

スクラム採用を成功させるために、以下の6つのポイントを実践していくとよいでしょう。

明確な目標設定とビジョン共有

経営陣や人事・採用担当者だけでなく、現場社員それぞれが明確な採用目標を認識しておくことが重要です。

採用に関わるすべてのメンバーが共通のビジョンを持つことで、目標達成に向けた行動を統一しやすくなります。

チーム全員のスクラムの理解とコミットメント

チームメンバーに、スクラム採用の必要性とコミットメントについて理解してもらうことが、成功の鍵となります。

まずは全メンバーに対して、直接説明する場を設けましょう。経営陣や人事部門が率先して採用活動に参加するメリットや注意点、進め方を伝えることで、自主的に取り組む姿勢を醸成します。

採用情報の一元管理

スクラム採用では、応募者のデータや評価はもちろん、選考プロセスの進捗などの採用情報を一元管理することも重要なポイントといえるでしょう。

個人情報の取り扱いルールや、閲覧方法を整備し、採用活動に関与する社員がスムーズにアクセス・共有できる環境を構築しましょう。

それにはATSといった採用管理ツールなどを、うまく活用することもおすすめです。

ATSに関しては、以下の記事もご覧ください。
関連記事：ATS（採用管理システム）とは？主な機能や導入の比較ポイント

オーナーによるチームのサポート

スクラム採用は社員全員で取り組むものですが、プロジェクトとして成功させるために、全体をリードする人材によるサポートが欠かせません。

現場社員には採用の専門知識がないため、サポートがうまく機能しないと現場が混乱し、思うような成果につながらない可能性もあります。

これまで採用にあたってきた人事部門や経営陣が陣頭指揮を取り、適切なマネジメントやフォローを行うことが求められます。

定期的な振り返りと改善活動の実施

成功につながるスクラム採用には、定期的な振り返りと改善活動が欠かせません。現場社員への負担が過度にならないよう、都度業務の調整を行いましょう。

また、採用基準をより現場にマッチしたものに変更することで、採用後のミスマッチも回避することができるでしょう。

適切な権限委譲

従来の採用活動における権限のほとんどは、人事部が掌握していました。しかし、スクラム採用の導入により、現場社員が面接や選考まで実施することになります。

このため、人事部門と現場の役割を明確にしたうえで、採用活動に関する権限を適切に委譲することが必要になるでしょう。

権限委譲後は、人事部門が社内関係者の意識統一や進捗管理を担い、採用活動全体の最適化を図りましょう。

御社の採用業務を副業社員に任せてみませんか？

今回は、今注目の「スクラム採用」について、役立つさまざまな情報をお届けしました。

優秀な人材確保には、企業のさまざまな工夫が求められます。その一環として、御社の採用業務をハイスキルな副業社員に任せてみることも、コスト・労力の両面で非常に有効な方法といえるでしょう。

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