企業が綿密な採用計画に基づき、時間と労力をかけて応募者を採用しても、内定辞退を受ける場合があります。

また、正社員募集に限らず、副業募集をかけた場合でも、採用候補者の事情によって辞退されることは珍しくありません。

今回は採用予定者から内定辞退をされた場合のメールでの返信対応について、注意点を交えながら解説していきます。アレンジして使える例文も用意しているため、ぜひ参考にしてください。

内定辞退の連絡を受けた場合の対応

企業が採用予定者から、内定を辞退する旨の連絡を受けた場合、どのように対応したらよいでしょうか。以下で、おすすめできる3つの対応方法について解説していきます。

感情的にならない

内定辞退は、採用担当からすれば非常に残念な出来事です。採用にかけた時間と労力がムダになるため、虚無感に襲われることもあるでしょう。

とはいえ、内定辞退者を責めるような感情的な返信はNGです。内定辞退を了承、あるいは引き止めるにしても、円満に話が終えられるように配慮しなければなりません。

ここで感情的な対応を取ると、企業イメージが大きく損なわれる危険性があります。SNSや口コミサイトなどが発達している現在、企業の悪い評判はかきこみによってすぐ広まってしまうためです。

どのような場合でも、内定辞退者には丁寧に礼儀正しく、マナーを守って接するよう心掛けましょう。

なるべく早く返信する

内定辞退者も企業に断りの連絡を入れたことで、迷惑をかけたという申し訳なさだけでなく、不安な気持ちを抱いています。

このため、内定辞退の回答を受けたらなるべく早めに返信をしましょう。返信が遅れてしまうと、企業に対する不信感にもつながりかねません。

今後の事業や採用活動に悪影響を及ぼさないためにも、誠意のこもったすみやかな返信をしておくことが肝心です。

また、返信の際には内定辞退者の気持ちも考慮する必要があります。内定辞退の理由を聞く場合でも、執拗に追及しすぎないように気をつけましょう。

そのうえで、内定辞退者の希望や意見なども聞き、改善策などを提案することで、内定辞退を引き止められる可能性も出てきます。

改めて誠実に気持ちを伝える

採用に関して企業が人材を選ぶ自由があるように、求職者にとっても自身が望む企業に応募する自由があります。

また、労働人口が減る中、企業は優秀な人材獲得に苦心しています。このような状況の中から、自社に魅力を感じて応募してくれた方に対して改めて感謝の気持ちを伝え、丁寧に対応していけば自社のイメージアップにもつながるでしょう。

内定辞退された場合の返信メール例文（了承する場合）

採用予定者から内定辞退の連絡を受け、採用側から了承する旨をメールで伝えるには、以下に挙げる4つのポイントを踏まえておきましょう。

• 応募者に感謝を伝える
• 新規作成でメール文章を書く
• 内容は簡潔にまとめて記載する
• 応募書類を破棄する旨を伝える

また、上記のポイントを盛り込んだ例文について、短めなものと長めなものを2つ用意しました。
アレンジしてお使いください。

内定辞退了承時の返信メール例【短文ver.】

内定辞退了承時の返信メール例【長文ver.】

内定辞退された場合の返信メール例文（引き止める場合）

採用予定者からの内定辞退連絡を受けて引き止めたい場合は、以下の4つのポイントを踏まえて返信メールを作成しましょう。

• 応募者に感謝を伝え、新規作成でメールを送る
• 再度面談のチャンスをもらえるように交渉する
• 執拗に相手を問い詰めない
• オンライン面談や電話も可能であることを伝える

了承時の返信メールと同様、上記のポイントを盛り込んだ例文を2つ用意しました。

内定辞退者を引き止める際の返信メール例【短文ver.】

内定辞退者を引き止める際の返信メール例【長文ver.】

内定辞退された場合の注意点

採用候補者から内定を辞退する旨の連絡を受けた場合、企業が心がけなければならないのは、“ネガティブな印象を与えない配慮”といえるでしょう。

以下で内定辞退者にとるべきアクションと、企業イメージを損ねないために必要な3つの注意点を挙げていきます。

感謝の意を伝える

企業の採用難が深刻化している現在、数ある選択肢の中から自社を選び、採用試験や面接などに都度足を運んでもらったことについて、まず感謝の気持ちを伝えましょう。

採用に関して企業が時間と労力をかけているのと同様に、応募者も書類作成や面接への参加などさまざまな面で気力や体力を費やしている事実を忘れてはいけません。やりとりは、最後まで誠実に進めるようにしましょう。

過度に引き止めない

内定辞退にもさまざまな理由や背景があります。自社で活躍してほしい優秀な人材であっても、無理やり引き止めてしまえば、企業に対する信頼が損なわれる可能性があるでしょう。

企業イメージを損なわないためにも、内定辞退者の意思を尊重していくことが、将来的に良好な採用活動につながっていきます。

応募書類は破棄する旨を伝える

企業における個人情報の慎重かつ、適正な取り扱いは、社会的な信頼性の面で重要な判断基準といえるでしょう。

応募者の書類を慎重に扱わなかったことで、万が一個人情報が流出してしまった場合、企業が負うダメージは計り知れません。

このため、選考中に預かった履歴書や職務経歴書などは、破棄する旨を伝えておくことが肝心です。
情報管理が適切に行われていることを応募者にきちんと連絡し、安心してもらいましょう。

御社の採用業務を副業社員に任せてみませんか？

今回は、採用予定者から内定辞退を受けた場合に役立つ、さまざまな情報をお届けしました。

残念ながら内定辞退という結果に至ったとしても、企業側の迅速かつ、誠意ある対応によって、内定辞退者が取引先になった場合などは、対応次第でプラスにはたらく可能性もあるでしょう。

また、何かと負担のかかる採用活動は、優秀な副業社員の力を借りて効率化を図るのも有効な手段といえます。

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