採用プロセスとは？設計するメリットや改善方法まとめ
企業にとって採用プロセスは、自社が求める人材を選ぶための手段にとどまらず、組織全体の成長や発展に影響を及ぼす採用戦略ともいえるでしょう。
また、副業社員の獲得を見据えて採用プロセスを設計しておくことで、優秀な人材の見極めが容易になります。
本記事では、採用プロセスを設計するメリットから実施時の流れ、効果を最大化するための改善点を交えて、詳しく解説します。
採用プロセスとは
採用プロセスとは、企業がニーズに合った人材を雇用するまでに実施する一連の流れを指します。ただし、採用プロセスは単なる手段や手順にとどまるものではありません。
綿密な計画に基づいて設計された採用プロセスは、無駄な面接や不要な工程を排除し、スピーディーで質の高い採用活動を実現できるでしょう。
一般的な採用プロセスの流れ
一般的に、採用プロセスは以下に挙げる5つの流れに沿って実施されます。
採用計画策定
採用プロセスは、自社の「どのポジションに」「どのようなスキルや経験、志向性を持った人材を何名採用するか」を明確にする採用計画の策定からスタートします。
また、ターゲットや予算枠に合わせた採用手法の選定、スケジューリングなども採用計画で明確にしておくべき事項です。採用計画が不十分なままでは、採用の精度や効率が低下する要因となります。
求人募集
採用計画策定時に選定した採用手法を活用して、求人募集を行っていきます。自社の業種や募集職種、ターゲットとする人材の属性などによって、効果的な採用手法は異なります。
スキルや経験値の高い専門職を採用したい場合は、職種特化型の求人媒体や人材紹介、ダイレクトリクルーティングが効果的です。また、若年層にアピールしたい場合は、X（旧Twitter）などSNSの活用も有効でしょう。
どの媒体を使用する場合でも、「勤務条件」「求める人材に応じた必須条件や歓迎スキル」「詳細な業務内容」を分かりやすく明記したうえで、自社ならではの魅力が伝わる求人内容にすることが重要です。
選考
採用プロセスにおいて、具体的に候補者を見極める重要なフェーズといえるのが「選考」です。候補者にとっても、選考の可否によって転職が成功するかどうかが決まる局面を迎えます。
選考で最も大切なのは、候補者のスキルだけでなく、ポテンシャルや自社との相性も考慮することです。スキルや経験値ばかりを重視して採用した場合、自社文化に馴染めず、早期離職という結果につながりかねません。
また、選考時の評価基準を統一化しておけば、採用担当者の主観が排除されるため、採用者の質にバラつきが生じにくくなります。
内定通知および内定後フォロー
候補者の選考後は、速やかに内定通知を送付するようにしましょう。候補者にとって内定通知は、自身を採用したいという企業からの最終的な意思表示です。通知が遅れることで、優秀な人材が他社に流れてしまう可能性もあります。
また、内定後フォローの実施も重要です。入社までにメールや電話による定期的な連絡はもちろん、既存社員との懇親会などを開催し、早く社内環境に馴染んでもらうように心がけましょう。
入社後フォロー
新卒はもちろん、中途採用などでスキルや経験値の高い人材を採用した場合も、入社後フォローは必ず実施しましょう。
丁寧な入社後フォローを行うことで、社内環境や業務に早く馴染めるだけでなく、早期の戦力化も期待できます。
入社後フォローの体制が整っていれば、社員は安心してはたらけるだけでなく、企業に対する信頼や愛着が生まれるなど、エンゲージメント向上にもつながります。
採用プロセスを設計するメリット
採用プロセスの設計により、企業は以下に挙げる6つのメリットを得られます。
採用活動の全体像が明確になり、効率的に運用できる
採用プロセスを設計することで、求人募集→選考→内定→入社に至るまでの採用活動全体の流れを明確にすることが可能です。
各採用ステップが整理されることで、不要なステップや重複した業務を省けるため、効率的な採用プロセスの運用が実現するでしょう。
各ステップの役割と責任が明確になり、属人化を防げる
採用プロセスを詳細に設計することで、各ステップごとの「誰が」「いつ」「何を目標に、どのような判断をするか」といった役割と責任の所在が明確になります。
これにより、属人化の防止につながるだけでなく、特定の担当者に業務が集中するリスクも回避できます。また、担当者が交代した場合でも、問題なく業務の引き継ぎができる点もメリットといえるでしょう。
候補者への対応品質が均一化され、企業イメージの向上につながる
適切な採用プロセスを設計することで、選考基準の統一に加え、候補者へのフィードバック内容や連絡のタイミングなども明確になり、対応品質の均一化が実現します。
その結果、採用担当者ごとの対応にムラがなくなり、候補者に不公平感や不信感を与える可能性が低くなるでしょう。
さらに、企業からの連絡遅延やミスが減ることで、候補者に「信頼できる企業」というポジティブな印象を与えやすくなります。
採用のスピードと質の両立がしやすくなる
採用プロセスを設計することで、現状の採用フローを可視化し、不要なステップや重複する業務を排除できるため、採用スピードは格段に向上します。
また、選考基準の統一化により、採用担当者の主観に左右されることがなくなるため、明確な基準に基づいた質の高い人材採用も実現します。
課題やボトルネックを発見しやすく、改善につなげられる
明確な採用プロセスが設計されていれば、自社の採用活動における課題を洗い出しやすくなります。各採用プロセスが可視化されることで、ボトルネックとなっている部分の改善が可能になるでしょう。
また、可視化された採用プロセスに対して課題が明確になるため、改善のPDCAを回しやすくなります。このため、具体的な改善に向けた施策立案だけでなく、社内への定着も可能になります。
面接官や関係者との情報共有がスムーズになる
採用プロセスがしっかり設計されることで、明確な採用基準の設定など、各業務フローが統一され、認識を共有しやすくなるでしょう。
その結果、面接官だけでなく、人事や現場の上司といった採用に関わる関係者との間で、「誰が、いつ、何をするか」に関する情報共有がスムーズになります。
単なる効率化にとどまらず、関係者間のコミュニケーションの質が向上することにより、組織全体のパフォーマンス向上にもつながります。
採用プロセスを最適化するポイント
採用プロセスの効果を最適化するには、以下に挙げる4つのポイントの実践が成果を左右します。
現状のプロセスを可視化し、課題を洗い出す
自社の採用プロセスを最適化するための出発点は、現状の各採用フェーズごとに、使用しているツールや関わる人材なども含めて、フローチャートなどの形で可視化することです。
さらに、各採用フェーズにおける所要時間や歩留まりなども数値化しておきましょう。現状の採用プロセスが可視化されることにより、「どこに問題があるのか」といった課題を明確にすることができます。
ポジションごとに必要な選考ステップや評価基準を明確にする
募集職種など、ポジションごとに必要な選考ステップや明確な評価基準を設定しておくことも、非常に重要です。
たとえば、エンジニアなどの専門職であれば、技術力や論理的思考を見極めるための「職務適性検査」や「課題提出」などを選考で実施し、その結果を評価基準と照らし合わせて採用の可否を判断します。
職種に応じた選考ステップと評価項目を明確に定義しておくことで、ミスマッチの少ない採用を実現しやすくなるでしょう。
選考スピードを意識し、不要なステップを見直す
選考スピードも、採用プロセスを最適化するうえで欠かせない要素の一つです。選考に時間がかかり、候補者への連絡が遅れてしまうと、競合他社に優秀な人材を奪われる原因になります。
このため、これまでの選考フローを見直し、不要なステップは思い切って省略することが重要です。ステップを減らすことで、採用担当者の負担やコストが軽減されます。さらに、選考スピードが上がれば、候補者の不安も軽減され、企業への信頼感やイメージの向上にもつながるでしょう。
データを定期的に分析し、CVRや選考通過率などから改善点を見つける
採用プロセスにおいては、定期的なデータ分析も最適化に大きく貢献します。たとえば、自社のWebサイトなどを訪れた候補者のうち、最終的な成果に至った人材の割合を示すCVR（コンバージョンレート）や、選考通過率などをデータとして把握しておきましょう。
こうした数値を継続的に分析することで、候補者がどの段階で離脱しているかが明確になります。そして、離脱者が多い箇所を改善していくことで、採用プロセス全体の歩留まりを向上させることができるはずです。
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今回は、採用プロセスについて、より効果を最大化するためのポイントを中心に、有用な情報をお届けしました。適切な採用プロセスの設計は、企業の継続的な発展を支える基盤になります。
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