採用通知メールの書き方のポイントとは？例文付きで解説
現在は、メールを使って採用通知を行うのが一般的です。採用・不採用に関わらず、メールの文面は候補者にとっての企業イメージを左右するものになり得ます。
この記事では、好感触を与える採用通知メール作成のポイントや注意点を詳しく解説します。実際に使える採用通知メールの文例も紹介するので、参考にしてみてくださいね。
なお、採用通知メールの作成や送信には副業人材を活用する選択肢もあります。詳しくは記事の最後をご覧ください。
好感触を与える採用通知メール作成のポイント
採用通知メールは、新たな仲間を迎え入れる重要なコミュニケーションツールで、内定者との良好な関係構築の第一歩となります。
ここでは、好感触を与える採用通知メール作成のポイントを3つ紹介します。
面接終了からできるだけ早く送る
採用決定後は、できるだけ早く採用通知メールを送ることが重要です。面接から通知までの期間が空くほど、候補者は不安を感じたり、他社への志望度が高まったりする可能性があります。面接当日から2～3営業日以内、遅くとも1週間以内に採用通知メールを送信することを心がけましょう。
スピーディーな対応は、「あなたを大切にしたい」という企業の姿勢を示すことにもなります。候補者からスムーズに内定を承諾してもらうためにも、早めの内定通知は欠かせません。
感謝の意を伝える
採用通知メールには必ず感謝の言葉を入れましょう。選考プロセスへの参加や、自社を選んでくれたことへの謝意、あるいは入社を歓迎する言葉を伝えることで、内定者の入社意欲維持や向上につながります。
具体的な言葉の例は以下の通りです。
・「数ある企業のなかから、当社の選考にご応募いただき、誠にありがとうございます」
・「○○さまと一緒に働けることを社員一同うれしく思い、入社を心よりお待ちしております」
内定者の意欲を高める
採用通知メールは、採用の旨を伝える目的とともに、入社へのモチベーションを向上させる重要な機会でもあります。面接での印象的な発言や、期待する役割について触れる内容のほか、入社にあたって不安を解消する言葉や情報を内容に含めるのもおすすめです。
文面に含めるべき具体的な内容は以下の通りです。
・入社を期待する言葉（例「○○様の経験とスキルを社員一同、高く評価しております」）
・入社にあたって不安や疑問を解消するための問い合わせ窓口・担当者名
・内定承諾から入社までの手続やスケジュール
採用通知メールの文例
採用通知メールの本文は以下構成で作成するようにしましょう。
- 最初のあいさつ
- 選考結果
- 入社までの流れ（必要な手続きや開催予定のイベントなど）
- 問い合わせ先
- 結びのあいさつ
ここからは、採用通知メールの文例を新卒採用・中途採用・アルバイト採用の3パターンで紹介します。
新卒採用の場合
| 件名 | 【○○株式会社】採用内定のご連絡 |
|---|---|
| 本文 | ○○さま
お世話になっております。 先日は、お忙しいところ弊社の採用最終選考にお越しいただき、誠にありがとうございました。 慎重に選考しました結果、○○さまを弊社社員として採用することに決定いたしました。 つきましては、ご入社にあたってご提出いただきたい書類を後日郵送にて発送させていただきます。 【発送書類】 【ご提出期日】 また、入社までに実施する各種イベントの詳細については別途ご連絡差し上げますが、取り急ぎすでに決まっているイベントの開催日程を以下の通りお知らせいたします。 ・内定者懇談会：○年○月○日 ご不明な点や入社にあたってご不安な点などがございましたら、お気軽に採用担当（電話番号、メールアドレス）あるいは私までお問い合わせください。 選考では、○○さまの熱意ある姿勢と将来への展望に感銘を受け、面接官一同高く評価しております。 どうぞよろしくお願い申し上げます。 |
| 署名 | ○○株式会社 人事部採用担当 ○○○○ TEL：XX-XXXX-XXXX email：recruit@xxxx.co.jp |
中途採用の場合
| 件名 | 【○○株式会社】採用内定のご連絡 |
|---|---|
| 本文 | ○○さま
お世話になっております。 先日は、お忙しいところ弊社の採用最終選考にお越しいただき、誠にありがとうございました。 慎重に選考しました結果、○○さまを弊社社員として採用することに決定いたしました。 つきましては、ご入社にあたってご提出いただきたい書類を後日郵送にて発送させていただきます。 【発送書類】 【ご提出期日】 また、入社までに実施する各種イベントの詳細については別途ご連絡差し上げますが、取り急ぎすでに決まっているイベントの開催日程を以下の通りお知らせいたします。 ・内定者懇談会：○年○月○日 ご不明な点や入社にあたってご不安な点などがございましたら、お気軽に採用担当（電話番号、メールアドレス）あるいは私までお問い合わせください。 ○○さまのこれまでのご経験や○○のスキルを面接官一同高く評価しており、当社の今後の成長に必要な人材だと感じております。 どうぞよろしくお願い申し上げます。 |
| 署名 | ○○株式会社 人事部採用担当 ○○○○ TEL：XX-XXXX-XXXX email：recruit@xxxx.co.jp |
アルバイト採用の場合
| 件名 | 【○○株式会社】採用内定のご連絡 |
|---|---|
| 本文 | ○○さま
お世話になっております。 先日は、お忙しいところ弊社の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。 選考の結果、○○さまを弊社アルバイト従業員として採用することに決定いたしましたのでお知らせいたします。 もし○○さまのご都合がよろしければ、○年○月○日のご入社でいかがでしょうか？ ご入社当日の持ち物や集合場所などは、別途連絡させていただきます。 ご不明な点や入社にあたってご不安な点などがございましたら、お気軽に採用担当（電話番号、メールアドレス）あるいは私までお問い合わせください。 ○○さまと一緒に働けることを心より楽しみにしております。 |
| 署名 | ○○株式会社 人事部採用担当 ○○○○ TEL：XX-XXXX-XXXX email：recruit@xxxx.co.jp |
採用通知メール作成時の注意点
最後に、採用通知メールを作成する際の注意点を以下の点を5つ紹介します。
事務的になりすぎない
採用通知メールは正式な文書ですが、事務的になりすぎないよう心がけましょう。温かみのある表現を適度に取り入れ、内定者を歓迎する雰囲気を伝えることが大切です。
気持ちを押し付けすぎない
入社歓迎の意を示すことは大切ですが、過度に期待や喜びを表現すると、内定者に負担を与えかねません。適度な距離感を保ちつつ、前向きなメッセージを伝えるようにしましょう。
誤字脱字に注意
採用通知メールは企業からの重要な文書です。誤字脱字があると、企業としての信頼性を損なう可能性があります。作成後は複数人でチェックするなど、誤字脱字や誤解を招く表現などがないことを確認すると安心です。
宛先はしっかり確認
送信前に宛先のメールアドレスを必ず確認しましょう。誤送信は個人情報の漏洩につながる可能性があり、企業の信用問題に発展する恐れがあります。内定者が複数名いる場合などは、二重チェックをするなど誤送信対策を行うようにしましょう。
内容は簡潔にわかりやすく
必要な情報は漏れなく記載しつつ、簡潔でわかりやすくまとめましょう。長文になりすぎると、重要な情報が埋もれてしまう可能性があります。箇条書きや重要な項目の先頭に記号を用いるなど、読み手を意識した文面にしましょう。
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この記事では、好感触を与える採用通知メール作成のポイントや注意点を詳しく解説し、具体的な文例も紹介しました。
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