杉本氏

RPAは以前から導入していたのですが、専門知識を持った職員がいない点が大きな課題でした。どの業務をRPAによって自動化すべきかの整理も不十分でしたし、実際の運用を進めることも難しかったのです。このような問題点を解決するため、専門人材の力を借りることにしました。

杉本氏

RPAはPC内のフォルダ構成が変わるといった簡単なことで上手く動かなくなる場合があります。RPAの運用保守ができる職員がいれば、問題も解決できてRPAの改修費も抑えられるのですが、専門職枠で職員を採用するのはかなりハードルが高いんです。そこで、まずは副業人材を活用して、その方と一緒に働きながら知識を得ようと考えました。

杉本氏

lotsfulから紹介いただいた方々は全員スキル・経験ともに素晴らしいと感じました。その中でも特にTさんはオンライン面談で非常にコミュニケーションが取りやすかったのです。こちらからの質問に対して、丁寧に答えられるのはもちろん、アドバイスまでいただけることもありました。そのようなTさんの対応が決め手になりました。

杉本氏

以前から各課にヒアリングを行い、RPA導入の候補業務を洗い出していました。しかし、それらの業務に対する優先順位付けや実現可能性の精査ができていなかったのです。そこで、専門知識があるTさんにサポートしてもらいながら、内製できるものと外注すべきものを仕分けていきました。

この仕分けについては、Tさんに長浜市役所に来ていただき、対話しながら進めていきました。Tさんは、候補としてあがってきた業務内容に対して、RPAで実現可能かをすぐに判断されるだけでなく、内製する場合の困難な点も教えていただけるので、とても助かりましたね。

また、RPAシナリオを作成しデバッグをかけると、原因の特定が難しい不具合が生じることがありました。このように頭を悩ます場面では、TさんにRPAシナリオを改善するレビューもお願いしていました。

杉本氏

定例会は月に1回実施しています。それ以外のコミュニケーションはメールでやり取りしています。私はRPAの専門知識が深くないので、質問したいことがあればPC画面のスクリーンショットや、システムの動作を録画して、メールで送付。Tさんにそれらを見てもらって相談したい内容に齟齬がないようにしています。Tさんも画像付きで回答内容をまとめられるなど、丁寧にコミュニケーションをしてくださっています。

また、Tさんにはこれまで２回、長浜市役所まで足を運んでいただきました。各課のヒアリング調査結果の整理と、RPAツールのリリース時に合わせて来てもらっています。自治体システムの標準化も考慮した来年度の活動予定を考える必要があるので、そのときにまた来ていただく予定です。

杉本氏

以前の所属では、他課の業務について知る機会はあまりありませんでした。しかし、今では他課の業務フローをヒアリングする中で、自然と業務改善のアドバイスができるようになりました。そういったことができるようになったのも、Tさんとのやり取りの中で学ばせてもらったのが大きいですね。

杉本氏

先ほどの話とも重複する部分はありますが、まずは各課が抱える課題の聞き取りと整理、RPA導入に向けた優先順もつけられました。これが終わったタイミングで、Tさんに協力いただく前に導入したRPAツールの動作を改善しました。

また、Tさんとの連携によってRPAシナリオを内製できたことも大きな成果といえます。実際に運用しながら細かな修正を加えていくことになると思いますが、職員が手作業で入力していた業務をRPAが代替することで、処理時間が大幅に削減し、職員が他の業務に集中できる環境を実現できました。

杉本氏

自治体が外部の知見や技術を取り入れられる、これに尽きると思います。RPAといった専門知識を、決まった期間で、必要なだけ取り入れることができるのは非常に効率的だと実感しました。

また、市役所業務に対して、「民間ではこのようにやっていますよ。」といったアドバイスをいただくことで、改善できる部分が多くあると感じることができます。

杉本氏

副業人材の選定や契約から始まり、いつも迅速かつ丁寧に対応してもらえてとても助かりました。また、提案していただいた人材も良い人たちばかりでしたね。プロジェクトがスタートした後も、会議に一緒に参加し、副業人材との間に入っていただけるなど、しっかりフォローしていただきました。安心してプロジェクトを進めることができましたね。

（編集・取材・文：眞田幸剛）