内藤氏

課題というよりも、正直、何をしていいのかもわからない状態でしたね。DXとはそもそもどういったことなのか、整理していく必要がありました。デジタル技術があれば、困りごとが全て解決するわけでもないですし、天龍村のような人口1,000人ほどの村と、1万人の街や10万人の都市では、取り組むことも変わってきますから。

そのような前提のもとで、改善するべき業務を検討しました。同じ組織で働いていると、やってきたことが当たり前になってしまいます。良し悪しも判断できなくなるので、外部の力を借りて改善できるものは改善していく。その取り組みの一環として、副業人材を活用したDX推進に取り組んでいくことにしました。

内藤氏

今回の副業人材募集では、月に1回は天龍村に来て直接話すことができる方を条件の一つにしました。Oさんはその条件をクリアしており、さらに、私と年齢も一緒だったので、考え方などが共感できた点も決め手となりました。

内藤氏

オンラインだけのやり取りだと、細かい意思疎通ができない不安がありました。村に来てもらって、役場などを直接見てもらいながら議論したいと考えていたためです。ちょっとした会話の中から解決策が出てくる可能性がありますし、現場に足を運んでもらってから提案いただきたかったという思いもありました。

内藤氏

まずは役場の業務課題を可視化することにしました。役場には40名ほどが働いているのですが、各課から数名ずつ協力してもらい、Oさんと一緒に業務に関する課題感をヒアリング。すると、50ほどの意見や要望が出てきたのです。その中からなるべく費用をかけないでも解決できそうなものを選んで対応することにしました。

内藤氏

まず一つ目は、保育に関わるDX施策です。2025年2月から試験的に導入予定ですが、保育園の登園時に保護者が保育士に渡していた連絡ノートをアプリ化します。そして二つ目は、介護におけるDX施策となります。介護施設で使っているシステムが、看護師と介護士で違っていたため、介護記録における業務負荷がありました。現在、それぞれのシステムの統合を計画しています。

内藤氏

Oさんが動いて頑張ってくれても、結局は現場がやる気にならないと何も変わらないので、その部分は気をつけています。たとえば、Oさんから保育園でのアプリ導入についてのアドバイスはもらいますが、最終的に実行をするのは保育士になるので、現場に動いてもらうという意識づけをするようにしています。

内藤氏

SlackやWeb会議でコミュニケーションしていますが、定例などは設けていません。「来月はこのようにしましょう」といったように方針を決めておいて、どちらかが話した方がいいと判断すれば、その都度会議を開いています。

内藤氏

お昼頃に天龍村に来てもらって、その日の午後に現場などを見ていきます。1泊してもらい、次の日も対応するので計2日間は天龍村で現場を見たり、会議をしたりしています。オンラインでもなんとなくはお互いのことが理解できますが、月に1回直接会って相談できるのは信頼関係を構築する上で大きいと思います。

内藤氏

一番の変化は、Oさんとの仕事で活用しているChatGPTを日常業務で使うようになったことです。条件を入れるだけで、文章の草案が作れるのでそれをもとにしています。また、村の広報誌を職員たちで制作しているのですが、文章の書き方の統一などにChatGPTを利用を検討しています。こうして振り返ってみると、少しずつですが役場自体のDX化も進んでいると思います。

内藤氏

DX推進の具体的な計画を立てている最中です。計画のたたき台は私が作って、Oさんにアドバイスをもらっています。いろいろと書き過ぎても読んでもらえないので、６ページ程度のシンプルな計画書にまとめました。身近なところからDX化によって、利便性を向上させるのが大方針となります。

内藤氏

自治体の職員が何年〜何十年と働いていると、毎日の業務が当たり前になってしまいます。そういった状況の中で、外部人材を招いて「こんなDXツールがあるから、もっと業務を効率化できますよ」とアドバイスをもらえることが、旧態依然とした環境を変える大きなきっかけになるでしょう。そのような外部の視点を取り入れることができる点が副業人材を活用するメリットだと感じています。

（編集・取材・文：眞田幸剛）