人事ノウハウ

Web会議ツールの進化や新型コロナウイルス感染症の影響を経て、正社員はもちろん、副業人材を採用する際にもオンライン面接を導入する企業が増えています。

オンライン面接は画面越しでのやり取りであるからこそ、対面形式とは異なる特徴があり、注意点を踏まえた面接官による綿密な事前準備が、面接の成功を大きく左右するポイントといえるでしょう。

そこで今回は、オンライン面接における面接官の心得について、準備すべき事項や注意点、成功のポイントなどを詳しく解説いたします。

オンライン面接で面接官が準備しておくこと

オンライン面接を実施するにあたり、面接官が以下の4点を準備しておくことで、よりスムーズな面接の実現が期待できます。

安定したインターネット環境の確認

オンライン面接で最も重要なのは、安定したインターネット環境を確保することです。

通信が不安定な場合、やり取りが中断したり、音声が聞き取りづらかったりと、候補者にストレスを与え、企業側のイメージダウンにもつながるおそれがあります。

このため、事前に以下の4点は必ず確認しておきましょう。

• 通信環境の安定性の確認
• 有線LANへの接続
• 通信速度の測定
• 使用予定ツールの動作確認

カメラ・マイク・スピーカーの動作チェック

オンライン面接では、カメラやマイク、スピーカーに不具合があると、候補者との円滑なやり取りに支障を来すため、動作チェックを怠らないようにしましょう。

カメラが映らない、面接官や候補者の音声が届かないといったトラブルが発生すると、不安や企業への不信感につながりかねません。

特に、外付けカメラは高画質であるため推奨されますが、USB接続が不完全な場合やドライバーが更新されていない場合には、PCに認識されないことがあります。

映像および音声のチェックも含め、事前にきちんと確認しておくようにしましょう。

背景や照明の調整

オンライン面接では、背景や照明の調整も重要なポイントです。候補者が面接に集中できるよう、白い壁やポスターなどが貼られていない、装飾の少ないシンプルな空間を映すようにしましょう。

また、窓を背にすると逆光によって顔が暗く映ることがあるため注意が必要です。日中であれば、自然光によって表情が柔らかく見えるため、できるだけ日中の明るい時間帯に実施するのがおすすめです。

さらに、照明を窓の近くに置いたり、デスクライトを正面から当てたりすることで、明るさを適切に調整することが可能です。

面接で使用するツール（Zoom、Teamsなど）の設定確認

ZoomやTeamsなど、オンライン面接に不可欠なツールは、最新版にアップデートされているかを確認するとともに、ホスト機能の利用にはサインインが必要な場合があるため、事前に設定を確認しておきましょう。

自社のアカウントで問題なくログインできるかどうかもチェックしておく必要があります。社用PCを利用する場合、セキュリティ設定などによってログイン制限がかかることもあるため、注意しましょう。

また、オンライン面接中に候補者へ資料を提示する際には、画面やウィンドウの共有設定が必要です。実際に使用予定の資料を用いて、事前に共有テストをしておくことをおすすめします。

オンライン面接で面接官が注意すること

オンライン面接において面接官が意識すべき注意点は、以下の8つです。どれも候補者との信頼関係を築くうえで重要な注意点となります。

目線をカメラに向け、対面と同じように対応する

オンライン面接の場合、候補者とは画面越しのやり取りになります。この際、目線をPC画面ではなく、カメラに向けることが重要です。

PC画面に目線を向けてしまうと、候補者からは面接官がややうつむいているように見えてしまいます。

カメラに目線を向けることで、対面で話している印象を与えられるため、これは面接マナーというよりも、候補者に安心感や信頼感を与える有効なテクニックといえるでしょう。

話すスピードやトーンを調整し、聞き取りやすくする

オンライン面接では、面接官の話すスピードやトーンを調整することがとても重要です。オンラインの場合、実際よりも声がこもりがちとなり、通信状況によっては音声が途切れることもあります。

このため、いつもよりゆっくりと、かつ声のトーンをやや上げて、要点ごとに区切りながら話しましょう。候補者が内容を聞き取りやすくなるだけでなく、好印象を与えることが可能です。

通信トラブルが起きた際の対応を事前に決めておく

通信トラブル発生時の対応策を事前に決めておくことで、混乱せずに冷静な対処ができるだけでなく、候補者にも安心感を与えることができます。

また、通信トラブル発生時の候補者の具体的な待機時間や、解消されなかった場合の代替手段などについて、面接官用のマニュアルを作成しておくこともおすすめです。

ノイズや周囲の環境音に配慮する

オンライン面接を実施する際は、ノイズや周囲の環境音が入らないように配慮しましょう。雑音により、双方の会話内容が聞き取りづらくなるだけでなく、候補者の集中力を削いでしまう可能性があります。

オンライン面接時は、周囲の声や音が入らない静かな場所を確保し、マイク付きイヤホンやノイズキャンセリング機能の付いた機器を活用しましょう。

面接中にメモを取る際の態度（無表情にならないよう意識）

オンライン面接中の面接官は、メモを取る際の態度や表情について、特に気を配る必要があります。

オンライン面接は、対面形式に比べ、面接官の行動や表情が伝わりにくく、些細な態度でも候補者が抱く心象を左右することがあります。

また、面接官が無表情である場合、候補者が「自分に関心がない」と捉えることもあります。面接官は表情を意識し、メモを取る際も、時折カメラに目線を向けるなどの工夫が必要です。

候補者のリアクションをこまめに確認する

画面越しのオンライン面接では、面接官の表情や感情の動きが候補者に伝わりにくい面があります。このため、面接官は候補者のリアクションをこまめに確認しながら、積極的に反応していきましょう。

候補者のリアクションを常にチェックすることで、話の理解度や不安感を見逃すことがなくなり、適切で円滑なコミュニケーションを取ることが可能になります。

相手の話を遮らず、適度な間をとる

オンライン面接では、通信環境やツールによって音声の遅延や会話のタイミングにズレが生じることも珍しくありません。

候補者との会話が被ってしまうと、話を遮られたと相手に思わせてしまう場合もあります。このため、候補者に「傾聴力に欠ける企業」という印象を与えかねません。

候補者の話は最後まできちんと聞き、面接官は一旦間を置いてから、ゆっくり話し始めることをおすすめします。

表情やジェスチャーを意識し、伝わりやすくする

オンライン面接という画面を通したコミュニケーションでは、表情やジェスチャーを意識することで、候補者に対して面接官側の意思や熱意が格段に伝わりやすくなります。

特にオンラインでは、細かな表情や感情の動きが伝わりづらいため、対面形式の面接のように接してしまうと、表情に乏しく堅い印象を与えてしまうでしょう。

候補者の緊張や不安を和らげるためにも、面接官は表情を柔らかく保ち、うなずく、手の動きを大きくするなどのジェスチャーを積極的に取り入れましょう。

オンライン面接成功のポイント

オンライン面接に関する成功のポイントは、以下に挙げる3つがカギになります。

面接前に候補者へ接続テストの案内を送る

通信状況が不安定で映像や音声が途切れる、または使用ツールに不慣れなため操作に手間取るなどは、オンライン面接で起こりがちなトラブルといえるでしょう。

このようなトラブルを未然に防ぐには、必ず面接前に候補者へ接続テストに関する案内を送ることが肝心です。また、案内に関しては、以下の内容を明記しておくことをおすすめします。

1. 面接で使用するツール名
2. 接続用URL
3. Wi-Fiなどの推奨環境
4. カメラ・マイクの事前チェック
5. 面接前日までのログインによる動作確認
6. トラブル発生時の連絡先

技術的なトラブルが発生しても冷静に対応する

オンライン面接は事前準備を重ねていても、突如音声が聞こえなくなることや映像のフリーズなど、技術的なトラブルが起こりがちです。

トラブル発生時に面接官が冷静に対応できないと、候補者の不安を煽ってしまいます。このため、トラブル発生時には一旦面接を中止し、ツールからの退出と再入室を促すなど、落ち着いた対応を試みましょう。

その際、候補者へ具体的な待ち時間を提示しつつ、トラブルが解消されない場合は電話などの連絡手段に切り替える旨を伝えておくとよいでしょう。

オンラインでも企業の雰囲気や文化を伝えられる工夫をする

オンライン面接では、対面式のような環境が作りづらいため、細かなニュアンスが伝わりにくいケースがあります。

このため、企業の雰囲気や文化といった自社の魅力は、特に意識して伝える工夫が必要です。

たとえば、自社のフランクな社風を伝えたい場合は、面接官の明るい表情や柔らかな口調も、候補者にとっては良い判断材料になります。

また、堅実な企業文化に強みがある場合は、丁寧に説明して誠実さをアピールすることも有効な方法です。こうした工夫もオンライン面接ならではの注意点を踏まえた取り組みといえるでしょう。

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今回はオンライン面接において事前に準備すべきことや注意点、成功のポイントなど、面接官の方にとって役立つ情報をお届けしました。

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