【例文付き】不採用通知とは？送る際の注意点を解説
企業が採用を見送った応募者に対して送る文書が不採用通知です。正社員の採用に限らず、副業における選考でも不採用通知を送付する場合があります。
また、不採用通知はネガティブな内容であるため、文面や送付するタイミングに頭を悩ませる企業担当者の方も多いのではないでしょうか。
今回は、不採用通知に関する注意点をはじめ、送付のタイミングなどについて解説します。アレンジして活用できる例文も用意したので、ぜひ参考にしてください。
不採用通知とは
不採用通知とは、企業における書類選考や入社試験、面接や最終選考などの各ステップ後の結果により、採用に至らなかった旨を応募者に伝える文書です。
応募者に選考結果を明確に伝えることで双方の関係を良好に保ち、将来的に再応募の可能性へつなげることができます。
また、応募者にとって企業イメージを左右する重要な内容であるため、たとえ不採用であっても丁寧かつ、誠実な文面を心がけましょう。
通知方法としては郵送で送られる場合が多く、昨今では郵送より迅速に結果が伝えられるため、メールでの送付も増えています。
不採用通知を送る際の注意点
応募者に対して不採用通知を送る際には、以下に挙げる4つの注意点を考慮して送付するようにしましょう。
また、選考結果の通知は、極めてプライベートな連絡です。文書で送る際は、封筒の外側に「不採用通知」「選考結果通知」などの記載は控えておくことが肝心です。
相手の気持ちに配慮する
応募者にとって、希望する企業から不採用という結果を伝えられることは残念な知らせだけでなく、ときには人生を揺るがす原因にもなりかねません。
このような応募者の気持ちに十分配慮して、たとえ文書であっても丁寧で温かみのある言葉で伝えるようにしましょう。
感謝の気持ちを伝える
結果として採用に至らなかった場合でも、自社ではたらくことを希望した応募者には感謝の気持ちを伝えましょう。
多数の企業から自社を選んでくれたことや、時間を割いての面接参加など、簡潔な中にも温かみと謝意を感じさせる内容を記せば、企業としての誠意が応募者にも伝わるはずです。
不採用理由は言わなくても良い
基本的に不採用通知内で、応募者が採用に至らなかった理由を伝える必要はありません。不採用の理由を明確に伝えた場合、応募者が納得できない事態に陥る可能性もゼロではないでしょう。
また、法的な面からも不採用となった理由を企業が開示する義務はありません。過去の東京高等裁判所による判例（※1）でも、医療機関が求人への応募者を不採用とした理由につき、医療機関側の説明義務（開示義務）が否定されています。
不採用の理由に関しては、不採用通知内で、「応募多数による選考基準の高さにより採用に至らなかった」などの婉曲的な表現に留めておきましょう。
また、「当社規定により回答しかねる」といった内容を追記しておくこともおすすめします。
※出典1：判例検索 「慶応病院看護婦不採用」東京高判昭和50年12月22日(教育判例)
メールで送ることも可能
選考結果をスピーディかつ低コストで応募者に通知できることから、不採用通知をメールで送る企業も増えてきました。
ただし、送付したメールが迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう可能性もあります。あらかじめ応募者には、選考結果はメールで通知する旨を伝えたうえで、件名や本文の内容に注意する必要があるでしょう。
また、メール通知の場合、内容はもちろんのこと、個人名とメールアドレスは重要な個人情報となります。万が一対象者を間違えて誤送信した場合、企業に対する信用を失いかねません。
ほかの応募者に誤って送ることがないよう、氏名・メールアドレスなど、第三者チェックを徹底しましょう。
不採用通知を送るタイミング
不採用通知を応募者に送るタイミングとしては、各選考ステップの結果がわかり次第、なるべく早い通知が望ましいといえます。
文書の場合は郵送となるため、応募者の居住地により到着まで差が出てしまいます。やむを得ない事情で通知が遅くなった場合は、誠意ある謝罪と遅延の理由をきちんと説明しましょう。
| 書類選考後 | 数日以内 |
|---|---|
| 面接後 | 翌日～数日以内 |
| 最終選考後 | 1週間以内 |
不採用通知の例文
応募者をふるいにかけるタイミングとしては、書類選考と面接の2パターンがあります。以下に「書類選考時」と「面接時」それぞれの不採用通知に関して、文書で送る場合の例文を用意しました。
また、アレンジすればメールでの通知でも利用できますが、その場合は応募者がよりわかりやすいよう、下記の表のような件名をつけておくとよいでしょう。
| おすすめできる件名例 | ・〇〇株式会社 採用選考結果のご連絡 ・【重要】〇〇株式会社 採用選考結果について |
|---|---|
| おすすめできない件名例 | ・〇〇株式会社からのお知らせ ・ご連絡 |
書類選考時の例文
| 件名（共通） | 〇〇株式会社 書類選考結果のご連絡 |
|---|---|
| 宛名 | 左上に「〇〇 〇〇様」と応募者のフルネームを記載 |
| 日付・差出人 | 右上に「日付・社名・差出人名」を記載 |
| 応募書類の返却あり |
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 また、必要書類もご送付いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。 厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に添えかねる結果となりましたことをお伝えいたします。 尚、ご送付いただいた応募書類を同封いたしましたので、ご査収ください。 末筆ではございますが、○○様の今後ますますのご健勝と 敬具 |
| 応募書類の返却なし ※上記内容の 太字のみ変更 |
また、履歴書等の応募書類につきましては、ご応募の際にお伝えしたとおり |
面接時での例文
| 件名（共通） | 〇〇株式会社選考結果のご連絡 |
|---|---|
| 宛名 | 左上に「〇〇 〇〇様」と応募者のフルネームを記載 |
| 日付・差出人 | 右上に「日付・社名・差出人名」を記載 |
| 応募書類の返却あり |
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
〇〇様との面接をふまえ、慎重に審査しました結果、
限られた採用枠に対して多数のご応募をいただいており、
多くの企業より、弊社にご応募いただきましたことを
尚、お預かりした応募書類につきましては、履歴書に記載の住所へ
末筆ではございますが、○○様の今後ますますのご健勝と
敬具 |
| 応募書類の返却なし ※上記内容の 太字のみ変更 |
尚、お預かりした応募書類につきましては |
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